La carga aérea cuesta más y compra días, pero no siempre los entrega. Cuándo conviene frente al camión, qué mercancía no puede subir a un avión, qué cambia en el almacén que la prepara y quién decide y paga cuando una urgencia se manda por aire.
Un cliente llama a mediodía: a su comprador más importante se le acabó el producto y necesita reponerlo en otra ciudad mañana. Por camión llega en tres días. Alguien propone la carga aérea, y la pregunta deja de ser si se puede para volverse si vale lo que cuesta y si de verdad llega antes. No siempre llega.
Lo que se compra con un envío aéreo es tiempo en el tramo largo. El tramo corto —la recolección en el almacén, la entrega en la terminal, la espera del vuelo y la entrega final— sigue siendo por tierra, y es ahí donde se pierde lo que se ganó en el aire.
Qué compra la carga aérea y qué no
La carga aérea gana cuando la distancia es larga y la carretera lenta. Entre dos ciudades cercanas, el camión que sale en la tarde llega al día siguiente y el avión no mejora eso: hay que llevar la mercancía a la terminal con horas de anticipación, esperar el vuelo y recogerla del otro lado.
Tampoco compra certeza. Un vuelo lleno deja carga para el siguiente, y una terminal saturada retrasa la entrega aunque el avión haya llegado a tiempo. Conviene preguntarle al agente de carga o a la paquetería qué tiempo real de puerta a puerta ofrece, no cuánto dura el vuelo.
Cuándo conviene la carga aérea
- Una refacción o un insumo que tiene detenida la línea de producción de un cliente
- Una reposición urgente a una tienda o a un comprador grande que penaliza el faltante
- Un lanzamiento con fecha fija donde el producto llegó tarde al almacén
- Destinos lejanos donde el camión tarda varios días y el pedido no puede esperar
- Mercancía de alto valor y poco peso, donde el flete pesa poco frente a lo que se envía
En todos esos casos, el costo de no llegar es mayor que la diferencia en el flete. Ese es el cálculo que vale la pena hacer: no cuánto cuesta el envío aéreo, sino cuánto cuesta el día de retraso para quien lo espera.
Hay un caso intermedio que conviene conocer: mandar por aire solo una parte. Si el comprador necesita unas cajas para no quedarse sin producto mientras llega el resto, la carga aérea lleva lo indispensable y el camión lleva el volumen. Cuesta menos que mandar todo por avión y resuelve la urgencia igual, siempre que el almacén separe bien qué va por cada vía y lo registre como dos salidas del mismo pedido.
Cuándo no conviene la carga aérea
Con producto pesado y barato el flete se come el valor de la mercancía. La carga aérea cobra por el mayor entre el peso real y el volumétrico, y su cálculo de volumen suele ser más estricto que el de un camión, así que una caja grande y ligera sale cara aunque pese poco.
Y hay mercancía que no sube a un avión, o que sube con restricciones y documentos adicionales: baterías de litio, aerosoles, perfumes, líquidos inflamables, ciertos químicos y lo que se clasifica como mercancía peligrosa. Conviene saberlo antes de prometer el envío. El caso más incómodo es el de un producto que no parece peligroso, como un juguete o un aparato con batería integrada, y que la terminal rechaza al revisarlo.
La carga aérea no se decide por lo que cuesta el flete, sino por lo que cuesta llegar un día tarde.
Lo que cambia en el almacén con la carga aérea
La hora de corte deja de ser la de la paquetería y pasa a ser la de la terminal de carga, que suele recibir con varias horas de anticipación al vuelo. Un envío aéreo que sale tarde del almacén pierde el vuelo y se vuelve un envío por camión que costó más.
El embalaje también cambia. Las tarimas para avión tienen límites de altura y de peso distintos a los de un camión, y la carga se manipula más veces entre el almacén y el destino. Conviene emplayar bien, marcar los bultos con su número dentro del total y no mezclar en una misma tarima mercancía que viaja por aire con la que va por tierra.
Y aparecen los documentos: la guía aérea, la declaración de contenido y, si aplica, la de mercancía peligrosa. Los datos tienen que coincidir con lo que va en la caja, porque una diferencia detiene el envío en la terminal, y ahí ya no hay quien la corrija rápido.
Quién decide y quién paga la carga aérea
La decisión es del dueño de la mercancía, porque es él quien paga la diferencia. El almacén puede proponerla, cotizarla y prepararla, pero no mandarla por aire sin autorización escrita. La excepción es cuando la urgencia la causó el propio almacén: si el pedido se surtió mal o se quedó sin salir, el envío aéreo que lo arregla es un costo del almacén, no del cliente.
Conviene dejar escrito en el contrato quién puede autorizar un envío aéreo de parte del cliente y cómo se le avisa del costo antes de mandarlo. En una urgencia nadie lee el contrato, pero al cerrar el mes es lo único que se lee.
Que el cliente vea qué envíos salieron por carga aérea, con su guía, su estado y la evidencia de entrega, y que tenga a mano la cotización que autorizó sin escribirle a nadie, es lo que resuelve un portal de clientes para 3PL en México; cuándo vale la pena pagar el avión lo decide quien espera la mercancía.
Antes de necesitarla, conviene tener cotizada la carga aérea a los destinos que más piden urgencias tus clientes y conocer la hora de corte de la terminal más cercana. Con eso, la próxima llamada de mediodía se contesta en minutos.