El falso flete es lo que cobra el transportista cuando la unidad llega y el viaje no se hace. Por qué ocurre, cómo saber a quién le toca pagarlo en un 3PL, qué evidencia guardar y cómo bajar la frecuencia con que aparece en la factura.
El camión llega a la hora acordada, se estaciona en el andén y una hora después se va vacío. La carga no estaba lista, el pedido se canceló esa mañana o el destino avisó que no podía recibir. El viaje no se hizo, pero el transportista cobra: eso es el falso flete, y en un almacén de terceros la pregunta inmediata es quién lo paga.
Para el transportista el cargo es razonable. Apartó una unidad y un operador, los movió hasta tu puerta y dejó de tomar otro viaje. Para el almacén es un costo sin mercancía movida, difícil de explicar en una factura si nadie guardó por qué ocurrió.
Por qué aparece un falso flete
Las causas caben en tres grupos, y cada uno apunta a un responsable distinto.
- Del almacén: la carga no estaba surtida, faltó emplayar, el andén estaba ocupado o la documentación no estaba lista
- Del dueño de la mercancía: canceló o cambió el pedido con la unidad ya en camino, no liberó la salida o no entregó los datos para los documentos del traslado
- Del destino: cerró su recibo, canceló la cita o rechazó la entrega antes de que el camión saliera
Hay un cuarto caso que conviene tener presente: la unidad que llega no sirve. Se pidió una caja cerrada y llegó una plataforma, o llegó con menos capacidad de la que se contrató. Ahí el viaje tampoco se hace, pero el falso flete no procede, y conviene que el contrato con el transportista lo diga.
Quién paga el falso flete en un 3PL
Lo paga quien causó que el viaje no se hiciera. Esa regla es fácil de decir y difícil de aplicar si no está escrita, porque el día que ocurre cada parte tiene su versión.
Cuando el almacén contrata el transporte, el transportista le cobra al almacén, y es el almacén el que tiene que decidir si lo absorbe o lo traslada a su cliente. Si la carga no estaba lista por un atraso propio, lo absorbe. Si el cliente canceló con el camión en la puerta, lo traslada, y para eso necesita que el contrato de servicios lo contemple y que haya registro de la cancelación.
Cuando el transporte lo contrata el dueño de la mercancía, el cobro le llega a él directamente. Si la causa fue del almacén, lo va a reclamar, y conviene haber acordado antes cómo se resuelve: un tope, una nota de crédito, un descuento en el siguiente cierre.
El falso flete casi nunca se discute por el monto. Se discute porque nadie puede probar a qué hora se canceló.
Qué dejar por escrito sobre el falso flete
Con el transportista, tres cosas: cuánto cobra, a partir de qué momento aplica y con cuánta anticipación se puede cancelar sin costo. Una cancelación la tarde anterior no debería costar lo mismo que una con la unidad en el andén.
Con el cliente, las mismas tres en espejo: hasta qué hora puede cancelar o modificar una salida sin cargo, qué se le cobra después de esa hora y con qué evidencia. Y una más: quién de su lado está autorizado para cancelar, porque una cancelación que llega por mensaje de alguien que no decide vuelve a abrir la discusión.
Conviene separar el falso flete de la estadía. La estadía es el cobro por las horas que la unidad espera de más y el viaje sí se hace; el falso flete es el viaje que no se hizo. A veces llegan los dos: el camión esperó horas y al final se fue vacío.
La evidencia que resuelve un falso flete
Cuatro horas cuentan la historia: a qué hora estaba citada la unidad, a qué hora llegó, a qué hora estuvo lista la carga y a qué hora se avisó la cancelación. Si las cuatro quedaron registradas en el momento, la responsabilidad se lee sola.
La llegada de la unidad conviene registrarla en la caseta o en el andén, no reconstruirla después con la versión del chofer. El estado de la carga sale del sistema: si el pedido estaba surtido y en la zona de salida antes de la cita, el almacén cumplió. Y la cancelación tiene que entrar por un canal que deje hora y nombre, no por una llamada.
Cuando el cargo se traslada al cliente, esa evidencia tiene que viajar con él. Un renglón en la cuenta que diga solamente «falso flete» invita a una objeción; uno que trae la cita, la hora de llegada y el mensaje de cancelación se acepta sin conversación.
Cómo bajar los falsos fletes sin pelear cada falso flete
Se repiten por las mismas razones, así que conviene contarlos por causa al cierre de cada mes. Si los del almacén se concentran en un turno o en un tipo de carga, el problema es de planeación del surtido. Si los de un cliente vienen siempre de cambios de último momento, la conversación es con ese cliente.
Ayuda confirmar la víspera. Un repaso la tarde anterior de las salidas del día siguiente —qué está surtido, qué falta, qué destino confirmó su cita— permite mover o cancelar unidades mientras todavía no cuesta.
Y ayuda no pedir la unidad antes de tiempo. Citar el camión a primera hora para una carga que se termina de surtir a media mañana es comprar estadía, y a veces falso flete, por costumbre.
Que tu cliente vea en su cuenta el cargo por falso flete con su folio y su documento de respaldo, y sepa de dónde sale cada línea antes de que le llegue la factura, es lo que resuelve un portal de clientes para 3PL en México; a quién le corresponde el cargo se acuerda antes, en el contrato.
Un buen punto de partida es juntar las facturas de transporte del último trimestre y separar cada falso flete por causa. Casi siempre aparecen dos o tres motivos que explican el resto, y atender esos cuesta menos que seguir pagándolos.