El control de patio registra qué cajas y unidades esperan afuera del almacén, en qué cajón, de quién es la carga y desde qué hora. Qué registrar, cómo numerar el patio, cómo coordinarlo con el andén y quién paga el tiempo que una caja pasa estacionada.
Son las once de la mañana y el jefe de embarques pregunta dónde quedó la caja que llegó anoche con la mercancía de un cliente. El vigilante cree que está al fondo, el montacarguista recuerda haber visto una del mismo transportista cerca de la reja, y alguien sale a caminar el patio con la libreta. Ese recorrido es lo que el control de patio viene a quitar.
El patio es la zona que nadie administra porque queda fuera de la nave. Ahí esperan las cajas que se dejaron para descargar después, las que se están llenando para salir y las vacías que el transportista va a recoger. Mientras el almacén lleva ubicación de cada tarima adentro, afuera suele bastar con la memoria de quien estaba de turno.
Qué resuelve el control de patio
Responde tres preguntas sin salir a buscar: qué caja está en cada cajón, qué trae y desde cuándo está ahí. Con eso se decide qué se mete primero al andén, qué caja vacía se libera y cuál lleva demasiado tiempo esperando.
No es lo mismo que la agenda de citas. La cita dice a qué hora debería llegar una unidad; el control de patio dice qué pasó cuando llegó: si se quedó, dónde, enganchada o sola, y cuánto lleva ahí. Una operación puede tener la agenda perfecta y aun así perder cajas en el patio, porque la agenda termina justo en la reja.
En un almacén con pocas unidades al día el patio se ve completo desde la oficina y no hace falta más. El control de patio empieza a pagar cuando se dejan cajas para descargar en otro turno, cuando hay más unidades que andenes o cuando varios clientes reciben carga por la misma reja.
Qué registrar en el control de patio de cada caja
- Número económico de la caja y placas, más el tractor si se quedó enganchado
- Transportista y nombre del operador que la dejó
- Hora de entrada por la caseta
- Cajón asignado y cada cambio de cajón
- Estado: con carga por descargar, en descarga, vacía, cargándose o lista para salir
- Cliente dueño de la carga y referencia de la entrada o del pedido
- Sellos con su número, y si se revisaron intactos al llegar
Los sellos importan más de lo que parece. Si la caja se dejó sellada y se abre al día siguiente, el número del sello registrado en la caseta es lo que demuestra que nadie la abrió en el patio. Sin ese registro, cualquier faltante en la descarga se vuelve una discusión.
Cómo numerar los cajones para el control de patio
Cada cajón necesita un número pintado en el piso y visible desde la cabina, igual que una ubicación de rack necesita su etiqueta. Si los cajones no están marcados, el operador estaciona donde cabe y el registro dice «al fondo», que es lo mismo que no decir nada.
Conviene separar zonas por uso: cajas con carga por descargar cerca de los andenes de recepción, cajas por cargar cerca de los de embarque y vacías hacia la salida. Así la posición ya dice algo del estado, y los movimientos dentro del patio se reducen.
Cada vez que una caja cambia de cajón, el cambio se anota. Es el paso que más se olvida, porque el movimiento lo hace un operador de patio o el propio transportista con prisa, y es justo el que convierte el registro en ficción. Si mover una caja sin avisar se vuelve costumbre, el control de patio deja de servir en una semana.
Una caja que nadie sabe dónde está no es un problema de patio. Es inventario de tu cliente que no aparece en ningún lado.
El control de patio y el andén
El patio es la sala de espera del andén. Cuando un andén se libera, el control de patio dice qué caja entra: la que tiene cita más próxima, la que trae producto con caducidad corta o la que el cliente pidió priorizar. Sin ese dato, entra la que está más cerca, y la urgente sigue esperando al fondo.
Conviene que el movimiento de la caja del cajón al andén quede registrado como cualquier otro: quién lo pidió, a qué hora y a qué andén. De ese registro sale cuánto tarda en promedio una caja entre la reja y la descarga, que es el número que dice si el problema está en el patio o adentro.
Quién paga el tiempo en el patio
Una caja estacionada cuesta. El transportista cobra estadía cuando su equipo se queda más tiempo del acordado, y el almacén paga ese cargo o lo traslada. Si la caja esperó porque el cliente no mandó los documentos de la entrada, el cargo es del cliente; si esperó porque no había gente para descargarla, es del almacén.
La hora de entrada y la hora de descarga registradas en el momento resuelven la discusión. Reconstruidas al final del mes, con la versión de cada quien, la empatan.
Las cajas vacías también ocupan el patio
Una caja que ya se descargó deja de ser urgente para el almacén y sigue ocupando un cajón. Si el transportista no sabe que está lista, no viene por ella, y el patio se llena de equipo vacío que estorba a las que sí traen carga. Avisar en cuanto una caja queda vacía, con su número y su cajón, libera espacio y evita que el transportista cobre por un tiempo que ya no era tuyo.
Que la carga de una caja que espera en el patio ya cuente como inventario por recibir de su dueño, separada de la de los demás clientes desde que entra por la reja y hasta que llega a su ubicación, es trabajo del software WMS para 3PL en México; cuántos cajones pintar y cómo ordenar el patio lo decide tu operación.
Para empezar sin comprar nada, basta un plano del patio con los cajones numerados y una hoja en la caseta con las columnas de arriba. Una semana de registro honesto dice cuánto tiempo pasan las cajas afuera, y si ese tiempo justifica llevar el control de patio en el sistema.