Glosario de logística y WMS

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La operación

22 términos

El piso del almacén: lo que pasa entre la puerta de entrada y la de salida.

Recepción: El registro de la mercancía que llega al almacén: se cuenta, se inspecciona y se da de alta contra lo que el proveedor dice haber enviado. Todo lo que el inventario dirá después depende de que este paso se haga bien.
ASN (aviso de embarque): Advanced Shipping Notice: el aviso que manda el proveedor con lo que viene en camino, antes de que llegue. Permite preparar la recepción en vez de descubrir el contenido al abrir el camión.
Recibo ciego: Contar lo que llegó sin ver antes la cantidad que declara el documento. Evita el sesgo de confirmar el número esperado en lugar de contar de verdad.
Acomodo (putaway): Llevar la mercancía recibida a su ubicación de guardado y registrar dónde quedó. Un acomodo sin registro es la causa más común del “sí hay, pero no sé dónde”.
Slotting: Decidir qué producto vive en qué ubicación según su rotación: lo que más sale, más cerca del empaque. Un buen slotting acorta los recorridos de surtido sin contratar a nadie.
Reabasto (replenishment): Mover mercancía de la zona de reserva a la de surtido para que el surtidor la tenga a la mano. Si el reabasto llega tarde, el surtido se detiene aunque haya inventario de sobra en el almacén.
Surtido (picking): Recorrer el almacén tomando las piezas de un pedido. Es la actividad que más mano de obra consume en la mayoría de las bodegas, y por eso la que más conviene optimizar.
Surtido por oleadas: Agrupar varios pedidos en una sola pasada por el almacén, en vez de recorrerlo pedido por pedido. Menos vueltas por pasillo, más pedidos por hora.
Zonificación (zone picking): Dividir el almacén en zonas con un surtidor fijo en cada una; el pedido se arma con lo que aporta cada zona. Acorta los recorridos a cambio de sumar un paso de consolidación.
Pick and pack: El servicio de surtir las piezas de un pedido y dejarlas empacadas listas para enviar. Es la unidad de trabajo que la mayoría de los operadores cobra por pedido.
Empaque (packing): Verificar, embalar y documentar lo surtido antes de entregarlo a la paquetería. Es la última oportunidad de detectar un error antes de que le llegue al cliente final.
Staging (área de preparación): El espacio donde se acumula lo ya empacado mientras espera su camión o su recolección. Sin él, los pedidos listos terminan estorbando en los pasillos.
Modo pistola: Operar el almacén con una terminal de mano que lee códigos de barras, en vez de capturar en computadora. Guía al operador ubicación por ubicación.
Cross-docking: Recibir mercancía y reexpedirla casi de inmediato, sin acomodarla en rack. Reduce el tiempo en piso y el costo de almacenaje.
Kitting: Armar un producto nuevo a partir de varios SKU —una caja de regalo, un paquete promocional— antes de venderlo. El kit se surte como una sola pieza aunque el inventario descuente sus componentes.
Conteo cíclico: Contar el inventario por partes durante todo el año —hoy un pasillo, mañana otro— en vez de parar la operación para un conteo general. Detecta las diferencias cuando todavía son rastreables.
Andén: La puerta del almacén por donde entran y salen los camiones. Asignar andenes y horarios es lo que evita que dos tráilers lleguen a la misma hora al mismo lugar.
Tarima: La base de madera o plástico sobre la que se apila y mueve la mercancía; “pallet”, en inglés. Muchas bodegas cobran el almacenaje por tarima ocupada, no por metro cuadrado.
Cuarentena: Estado en el que se retiene la mercancía devuelta o sospechosa para que no vuelva a surtirse hasta que alguien la dictamine: reintegrar, merma o retener.
Logística inversa: Todo el flujo de regreso de la mercancía: devoluciones, cambios, reparaciones y destrucción. Mueve mucho menos volumen que la salida, pero cuesta más por pieza y se planea menos.
RMA: Return Merchandise Authorization: el folio que autoriza y rastrea una devolución. Al llegar, la mercancía se dictamina —reintegrar, merma o retener— en vez de regresar sola al anaquel.
Merma: Inventario que se pierde: daño, robo, caducidad o error de registro. Se declara con un ajuste para que el sistema no siga prometiendo piezas que ya no existen.

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El inventario

22 términos

Cómo se cuenta, se rastrea y se promete la existencia.

SKU: Stock Keeping Unit: el código que identifica un producto único en el inventario. Dos presentaciones del mismo artículo son dos SKU distintos.
Lote: Un grupo de piezas fabricadas o recibidas juntas, que comparten origen y —si aplica— caducidad. Rastrear por lote es lo que permite responder de qué embarque salió una pieza cuando hay un retiro del mercado.
Caducidad: La fecha después de la cual una pieza ya no puede venderse. Registrarla por lote es lo que permite surtir por FEFO y sacar de lo disponible lo que está por vencer, antes de que alguien lo prometa.
Número de serie: El identificador único de una pieza —no del modelo, como el SKU—. Electrónica y equipos lo exigen para garantías: importa cuál pieza exacta se entregó, no cuántas.
Código de barras (UPC · EAN): La matrícula impresa que un escáner lee. UPC y EAN identifican el producto comercial; dentro del almacén conviven con códigos propios por ubicación, tarima o lote.
Unidad de manejo: Pieza, caja, tarima: las presentaciones en las que un mismo SKU entra, se guarda y sale. Recibir en cajas y vender en piezas exige que el sistema convierta entre ellas sin inventar existencias.
Ubicación (bin): La dirección exacta de una pieza dentro del almacén: pasillo, rack, nivel, posición. Con ubicaciones, el sistema guía; sin ellas, se le pregunta al que lleva más años en la bodega.
Kardex: El historial de entradas, salidas y saldos de un producto, movimiento por movimiento. El nombre viene de las tarjetas de cartón que se llevaban a mano; hoy es una consulta, pero la lógica es la misma.
Ledger de inventario: Un registro donde cada movimiento se asienta y nada se edita ni se borra. La existencia de un SKU es la suma de sus asientos, así que siempre hay rastro de cómo se llegó al número.
FIFO y FEFO: Dos reglas para decidir qué pieza surtir primero. FIFO saca lo que llegó antes; FEFO saca lo que caduca antes, que es lo que importa en alimentos, farma y cosmética.
PEPS y UEPS: Primeras Entradas Primeras Salidas y Últimas Entradas Primeras Salidas: métodos con los que la contabilidad valúa el inventario. PEPS es el equivalente contable de FIFO, pero valuar y surtir son decisiones distintas: no tienen por qué coincidir con el orden físico.
Existencia física vs. disponible: La física es lo que hay en el anaquel; la disponible, lo que se puede prometer: física menos lo apartado por pedidos en proceso. Confundirlas es el origen de la sobreventa.
Apartado (allocation): Reservar piezas concretas para un pedido, de modo que ningún otro las tome. Es la operación que separa la existencia física de la disponible.
Inventario en tránsito: Mercancía que ya salió del proveedor pero todavía no se recibe en el almacén. Publicarla como disponible antes de tenerla es la forma más rápida de prometer lo que no existe.
Backorder: Un pedido que no se puede surtir completo por falta de existencia. Queda pendiente y se libera cuando entra inventario, en vez de cancelarse.
Stock de seguridad: El colchón de existencia que se mantiene por encima de la demanda esperada, para aguantar retrasos del proveedor o picos de venta. Se fija por SKU, no parejo para todo el catálogo.
Punto de reorden: El nivel de existencia que, al tocarse, dispara la orden de reposición. Se calcula con el tiempo de entrega del proveedor y la demanda diaria — no con corazonadas.
Rotación de inventario: Cuántas veces al año se vende y repone la existencia. Alta rotación pide ubicaciones cercanas y reposición frecuente; baja rotación, preguntarse si vale el espacio que ocupa.
Inventario muerto: Mercancía que lleva meses sin salir y sigue ocupando espacio que alguien paga. Detectarlo a tiempo es lo que permite negociar su salida en vez de arrastrarlo otro año.
Exactitud de inventario: El porcentaje de ubicaciones o SKU donde el conteo coincide con lo que dice el sistema. Es el indicador que sostiene a todos los demás: sin exactitud, prometer fechas es adivinar.
Ajuste de inventario: El movimiento que corrige la diferencia entre lo que el sistema dice y lo que el conteo encontró. Un buen ajuste queda asentado con motivo y responsable — el número no se edita, se corrige con otro asiento.
Trazabilidad: Poder reconstruir la historia completa de una pieza: de qué entrada llegó, en qué lote, dónde estuvo y en qué pedido salió. En alimentos y farma no es un lujo: es requisito.

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Los envíos

19 términos

Del empaque a la puerta del cliente final.

Guía: El documento —y el número— con el que la paquetería identifica y rastrea un envío. Generarla desde el sistema evita capturar dos veces la misma dirección.
Paquetería: La empresa que recoge, mueve y entrega los paquetes. Un almacén suele trabajar con varias a la vez, porque ninguna gana en todas las zonas ni en todos los pesos.
Flete: El costo de transportar la mercancía de un punto a otro. Se calcula con peso, volumen, distancia y tipo de servicio, así que rara vez es un número fijo por pedido.
Peso volumétrico: Lo que la paquetería cobra cuando el paquete pesa poco pero ocupa mucho: alto por largo por ancho entre un divisor (5,000 es común en México). Se paga el mayor entre el peso real y el volumétrico.
Zona de envío: La agrupación de destinos con la que una paquetería tarifica: local, nacional, extendida. Dos paquetes idénticos cuestan distinto según la zona a la que van.
Cobertura: Los códigos postales a los que una paquetería llega y en qué plazo. Elegir sin revisarla es lo que produce los envíos que se quedan detenidos a medio camino.
Rate shopping: Comparar en el momento las tarifas de varias paqueterías para el mismo paquete y elegir la que conviene. La respuesta cambia por peso, destino y día — por eso se decide por envío, no una vez al año.
Recolección: La visita programada de la paquetería al almacén para llevarse los paquetes del día. Su horario de corte define qué pedidos “salen hoy”: lo que se empaca después espera a la de mañana.
Manifiesto: La lista de todos los paquetes que se entregan a una paquetería en una recolección. Firmado, es la constancia de qué salió del almacén y en qué momento cambió de manos.
Tiempo de tránsito: Los días que tarda un envío desde que la paquetería lo recoge hasta que lo entrega. No incluye lo que el pedido esperó dentro del almacén, que es donde suele irse el tiempo que el cliente reclama.
Rastreo (tracking): El seguimiento del envío desde que sale hasta que se entrega, identificado por el número de guía. Es lo que más preguntan los clientes finales y lo que más consultas ahorra cuando está a la mano.
POD (prueba de entrega): Proof of Delivery: la constancia de que el paquete llegó — firma, foto o sello con fecha y hora. Es lo que zanja una disputa de “nunca me llegó”.
Última milla: El tramo final del envío: del último centro de distribución a la puerta del cliente. Es el más caro por paquete y el que define la experiencia de entrega.
Envío parcial: Mandar en varias entregas lo que se pidió junto, porque no todo estaba disponible o no cabe en un paquete. Conviene avisarlo: quien recibe la mitad sin explicación asume que le robaron el resto.
RTO (devolución al origen): El paquete que la paquetería regresa al almacén tras no lograr entregarlo. Al volver hay que decidir si se reintegra al inventario o se retiene, igual que una devolución del cliente.
LTL y FTL: Less Than Truckload y Full Truckload. LTL es carga consolidada que comparte camión con otros embarques; FTL es un camión completo para un solo cliente.
Consolidación: Agrupar mercancía de varios orígenes en un solo embarque para compartir el costo del transporte. Es la lógica detrás del LTL.
Carta Porte: El complemento que el SAT exige incorporar al comprobante fiscal para acreditar el traslado de mercancía en territorio mexicano. Aplica a quien transporta, y viajar sin él expone la carga en carretera. Los supuestos y plazos los define la autoridad: conviene confirmarlos con tu contador.
Sobreventa: Vender en los canales más piezas de las que hay en el almacén, normalmente porque cada canal conoce la existencia con retraso. La previene publicar la existencia disponible en tiempo real, no la física.

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El software

20 términos

Las siglas de los sistemas y cómo se hablan entre sí.

WMS: Warehouse Management System, o sistema de gestión de almacenes: el software que controla lo que entra, dónde se guarda, cómo se surte y qué sale de una bodega.
ERP: Enterprise Resource Planning: el sistema administrativo de la empresa — facturación, compras, finanzas. El WMS opera el almacén; el ERP lleva los números del negocio. Se complementan, no compiten.
OMS: Order Management System: concentra los pedidos de todos los canales de venta y decide desde dónde se surte cada uno. En operaciones chicas suele vivir dentro del WMS o de la plataforma de e-commerce.
TMS: Transportation Management System: planea y cotiza el transporte — rutas, fletes, transportistas. Donde el WMS termina (el andén), el TMS empieza.
API: La puerta por la que otros sistemas hablan con el software sin intervención humana: crear pedidos, consultar existencia, recibir confirmaciones. “API documentada” significa que cualquier desarrollador puede conectarse sin depender del proveedor.
API REST: El estilo más común de API: cada recurso —un pedido, un producto— tiene su dirección y se consulta o modifica con verbos estándar. Es lo que permite que un desarrollador entienda una API nueva en minutos.
Webhook: El aviso que un sistema le manda a otro cuando algo pasa —“el pedido ya se envió”—, en vez de que el otro pregunte a cada rato si ya pasó. Es lo que hace posible reaccionar en segundos, no cada media hora.
Token de API: La credencial con la que un sistema se identifica ante otro, en lugar de usuario y contraseña. Se puede revocar sin tocar nada más, y por eso conviene uno por integración.
Límite de peticiones (rate limit): El tope de llamadas que una API acepta en un periodo. Existe para que una integración con un error no degrade el servicio de todos los demás.
Idempotencia: Propiedad de una petición que puede repetirse sin duplicar el efecto. Si la red falla y el sistema reintenta, la orden se crea una sola vez.
Conector: La pieza que traduce entre dos sistemas que no hablan el mismo idioma. Uno nativo lo mantiene el proveedor; uno hecho a la medida lo mantienes tú, y esa diferencia se paga en cada actualización.
EDI: Electronic Data Interchange: el estándar con el que las cadenas de retail intercambian pedidos y facturas con sus proveedores. Es anterior a las API y sigue siendo obligatorio para venderle a muchas cadenas.
CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet: el formato de factura electrónica que rige en México. Timbrar es el paso en que se sella y queda válido ante el SAT.
SaaS: Software as a Service: el sistema se usa por suscripción desde el navegador, sin comprar servidores ni instalar nada. Las actualizaciones llegan solas y la infraestructura la opera el proveedor.
Multi-tenant: Arquitectura donde un mismo software sirve a varias empresas a la vez. La pregunta importante no es si el sistema es multi-tenant, sino qué tan aislados viven los datos de cada quien.
Roles y permisos: La definición de qué puede ver y hacer cada persona dentro del sistema. En un operador logístico importa doble: separa a tu equipo de tus clientes, y a un cliente de otro.
Bitácora de auditoría: El registro de quién hizo qué y cuándo dentro del sistema. Es lo que convierte un “alguien movió el inventario” en un nombre, una hora y un movimiento concreto.
Disponibilidad (uptime): El porcentaje del tiempo que el sistema estuvo en línea durante un periodo. Conviene leerlo en horas: un 99% mensual suena alto y son más de siete horas fuera de servicio.
Sandbox: Un ambiente de prueba idéntico al real pero con datos de mentira: ahí se prueban integraciones y cambios sin arriesgar la operación del almacén.
Marca blanca: Software que revendes con tu propia marca: tu logo, tu dominio y tus documentos. En logística el término también se usa para producto físico maquilado; aquí significa software.

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El negocio 3PL

17 términos

Los términos del trato entre un operador y sus clientes.

3PL: Third Party Logistics. Un operador logístico que almacena y mueve la mercancía de otras empresas. Sus clientes son las marcas dueñas del producto.
1PL y 2PL: La escala del gremio: 1PL es la empresa que mueve su propia mercancía con sus propios medios; 2PL es el transportista que solo la lleva de un punto a otro. El 3PL agrega almacenar y operar por cuenta del cliente.
4PL: Un coordinador logístico que administra a varios 3PL y transportistas por cuenta del cliente, sin operar almacenes propios. El 3PL toca la mercancía; el 4PL la orquesta.
Fulfillment: El servicio completo de surtir el e-commerce de otro: recibir su inventario, almacenarlo, y empacar y enviar cada pedido que le entra. Para muchos 3PL es la línea de negocio que más crece.
Fulfillment B2B y B2C: B2C surte muchos pedidos chicos a domicilios; B2B surte pocos y grandes a tiendas o centros de distribución, con citas y reglas de etiquetado. El mismo almacén puede hacer los dos, pero no con el mismo proceso.
Dropshipping: Vender sin tener el inventario: el pedido lo surte y lo envía un tercero directamente al comprador. Para el operador significa surtir con la marca de su cliente, no con la propia.
Omnicanal: Vender por varios canales —tienda propia, marketplaces, mayoreo— sobre un mismo inventario. Exige que la existencia se actualice en todos a la vez, o alguno sobrevende.
Multipropietario: Operar en un mismo almacén el inventario de varios clientes a la vez, cada uno con sus existencias, sus reglas y sus reportes separados. Es la capacidad que distingue a un WMS hecho para 3PL de uno hecho para una sola empresa.
Portal de clientes: El acceso que un 3PL le da a cada cliente para consultar su inventario, sus pedidos y sus reportes sin llamar ni escribir. Menos consultas por WhatsApp, más autoservicio.
Onboarding de cliente: Dar de alta a un cliente nuevo en la operación: cargar su catálogo, acordar reglas, conectar sus canales y recibir su primer inventario. Es donde se define si la cuenta será rentable o pesada.
Tarifario: La lista de precios que un 3PL pacta con cada cliente: tanto por tarima al mes, tanto por pedido surtido, tanto por caja recibida. Cada cliente puede tener el suyo.
Cargos por almacenaje: Lo que el 3PL le cobra a cada cliente por espacio y movimientos: tarimas guardadas, cajas recibidas, pedidos surtidos. Calcularlos a mano cada fin de mes es de los dolores más viejos del gremio.
Costo por pedido: Lo que le cuesta al operador surtir y empacar un pedido, sumando mano de obra, material y espacio. Es el número que dice si un tarifario deja margen o lo quema.
SLA: Service Level Agreement: el compromiso medible de un servicio — “lo que entra antes de la una de la tarde sale el mismo día”. Sin número y sin plazo no es un SLA: es una intención.
KPI de almacén: Los indicadores con los que se mide la operación: exactitud de inventario, pedidos a tiempo, tiempo de ciclo. Sirven para discutir con datos en la junta mensual, no con impresiones.
Seguro de mercancía: La cobertura que responde si la mercancía se daña, se pierde o la roban mientras está bajo resguardo del operador. Conviene dejar por escrito qué cubre y hasta qué monto antes del primer embarque.
Depósito fiscal: Régimen aduanero que permite guardar mercancía importada en un almacén autorizado y diferir el pago de contribuciones hasta que sale. Exige autorización y un control de inventario más estricto que el de una bodega común.

Si estos términos te suenan porque estás evaluando cambiar de sistema, el resumen de qué tiene que resolver el tuyo está en WMS para 3PL en México.

Ve el sistema, no el glosario

Media hora en vivo con tu operación en mente: entramos al sistema y ves cómo se aplica cada uno de estos términos en tu almacén.

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