Una devolución a proveedor saca del almacén mercancía que no se va a vender: la que llegó dañada, la que sobra o la que el fabricante pide de vuelta. Qué autorización pedir, cómo apartarla, qué documento acompaña la salida y cómo cerrar el caso en el inventario.
No toda la mercancía que sale del almacén va hacia un comprador. Una parte regresa por donde vino: la que llegó dañada o distinta a lo pedido, la que el cliente compró de más, la que el fabricante retira, la que se descontinuó. Es la devolución a proveedor, y en un almacén de terceros tiene una particularidad incómoda: la decide tu cliente, la negocia con su proveedor y la ejecuta tu equipo.
Cuando no hay un proceso, esa mercancía termina en un rincón del andén con una nota pegada, esperando una recolección que nadie agendó. Esto es lo que conviene tener definido antes del siguiente caso.
Cuándo se hace una devolución a proveedor
- Rechazo en recepción: la mercancía llegó dañada, incompleta o distinta a la orden de compra
- Defecto descubierto después: piezas que fallan en el surtido, en el control de calidad o que regresan de los compradores
- Excedente o producto descontinuado que el proveedor acepta recibir de vuelta
- Retiro del fabricante, cuando pide de regreso un lote completo
Cada caso tiene su propio origen, pero el recorrido dentro del almacén es el mismo: se identifica, se aparta, se autoriza, se prepara y sale con un documento. Lo que cambia es quién lo detona y cuánta prisa hay.
El rechazo en recepción suele ser el más urgente, porque el transportista del proveedor todavía está en el andén o acaba de irse. El retiro del fabricante es el más delicado, porque hay que encontrar cada pieza del lote aunque esté repartida en varias ubicaciones. Y el excedente es el que más se deja para después, porque nadie lo reclama: es mercancía que no estorba hasta el día en que se necesita su espacio.
Apartar la mercancía antes de la devolución a proveedor
La pieza que va de regreso no puede seguir contando como disponible. Si se queda en su ubicación vendible mientras se autoriza la devolución, alguien la va a surtir. Conviene moverla a una ubicación propia de devoluciones a proveedor, separada por cliente y por proveedor, y cambiar su estado en el sistema en el mismo movimiento, no al final del día.
En el rechazo en recepción el paso es todavía más simple: la mercancía nunca entra como disponible. Se recibe, se registra la diferencia con fotos y se deja en espera hasta que el cliente decida si se queda con ella o la regresa.
La autorización de la devolución a proveedor
El almacén no decide devolver nada. Conviene que cada devolución a proveedor tenga una autorización escrita del cliente que diga qué piezas salen, a qué proveedor, con qué número de autorización del proveedor si su proceso lo pide, quién paga el flete y quién recoge.
Lo que se acuerda por teléfono se olvida justo cuando llega el transportista. Una autorización escrita, ligada a las piezas apartadas, es lo que permite cerrar el caso meses después, cuando alguien pregunta por qué bajó el inventario.
Una devolución a proveedor sin autorización escrita es una salida de inventario que nadie puede explicar el día de la auditoría.
La salida: documento, empaque y recolección
La mercancía que regresa viaja como cualquier embarque y necesita lo mismo: un empaque que la proteja —ya viene dañada, no conviene que llegue peor—, una lista de lo que va en cada bulto y un documento de salida con la referencia de la autorización. Si viaja por carretera en un transporte de carga, lleva además los datos de la Carta Porte, como cualquier otra salida.
Conviene agendar la recolección como una cita de andén más, no dejarla a que el proveedor pase cuando pueda. Y firmar la entrega: quién recogió, cuántos bultos y en qué estado, con una foto de la tarima antes de subirla.
Si el proveedor no recoge y la devolución sale con un transportista contratado por tu cliente, conviene que la cita la confirme el cliente y que el almacén no entregue nada a una unidad que no venga anunciada. Es la misma regla que protege cualquier salida: la mercancía se entrega contra un documento, no contra la palabra de quien llega.
Preparar una devolución —contar, reempacar, documentar, coordinar— es trabajo que no aparece en la tarifa de almacenaje. Conviene cotizarlo aparte, por caso o por bulto, para que las cuentas con muchas devoluciones no se coman el margen de las demás.
Cerrar la devolución a proveedor en el inventario
El caso termina cuando el inventario baja, no cuando el camión se va. La salida se registra contra la autorización, las piezas dejan de existir en la ubicación de devoluciones y el cliente recibe el comprobante. Si el proveedor manda una nota de crédito o repone la mercancía, eso lo concilia el cliente; al almacén le toca poder demostrar qué salió, cuándo y con quién.
Y conviene revisar cada mes la ubicación de devoluciones a proveedor. Lo que lleva semanas ahí sin autorización es un caso que alguien dejó abierto, y ocupa un espacio que se cobra o que se regala.
Que cada devolución a proveedor quede apartada con su propio estado, ligada a la autorización del cliente y registrada como un movimiento que el dueño puede consultar, separado del inventario de las demás cuentas de la bodega, es trabajo del software WMS para 3PL en México; negociar con el proveedor sigue siendo asunto de tu cliente.
Antes del siguiente rechazo en recepción, conviene acordar con cada cliente quién autoriza las devoluciones a proveedor y en cuánto tiempo responde. Es la pregunta que decide si la mercancía sale en días o se queda meses en el andén.