La mercancía caducada no se echa a perder el día que vence: se echa a perder meses antes, cuando todavía se podía vender y nadie estaba mirando esa fecha.
Cuando un almacén guarda producto con caducidad, la pérdida casi nunca ocurre el día del vencimiento. Ocurre semanas o meses antes, en el momento en que el lote todavía tenía salida y nadie levantó la mano. Para cuando la fecha llega, la decisión ya se tomó sola.
Por eso el control de caducidades no es una alarma que suena al final. Es un umbral que alguien define antes, y una lista que alguien revisa con regularidad mientras todavía hay algo que hacer.
El control de caducidades es una decisión de umbral
La fecha impresa en la caja no es la que manda. Lo que manda es la vida útil restante que acepta quien recibe el producto: una cadena comercial rechaza en el andén lo que le llega con poco tiempo por delante, y un comprador en línea reclama lo que le llega a punto de vencer aunque técnicamente sirva.
Eso significa que un lote deja de ser vendible bastante antes de caducar, y ese punto es distinto para cada cliente y para cada canal. El mismo producto puede ser perfectamente colocable para uno e inaceptable para otro el mismo día.
Tres fechas, no una
Un almacén que maneja caducidades bien trabaja con tres fechas y no con una, y conviene tenerlas escritas para cada cuenta:
- La fecha de caducidad del lote, que viene del fabricante y no se discute
- La fecha a partir de la cual el destinatario ya no lo acepta, que sale de la política de cada cliente o canal
- La fecha en la que hay que decidir qué se hace, que es la única sobre la que tu operación tiene control
La tercera es la que casi nunca existe. Sin ella, el aviso llega cuando el producto ya está fuera de rango comercial y la única salida disponible es la destrucción, que es la más cara de todas.
La merma por caducidad casi siempre es una decisión que no se tomó a tiempo, no un producto que se echó a perder.
Quién define el umbral y quién lo tiene que exigir
El umbral lo define el dueño de la mercancía, no el almacén. Es su producto, su mercado y su política comercial. Pero el operador logístico es quien lo tiene que exigir por escrito antes de recibir la primera tarima, porque cuando no está definido el que queda expuesto es él.
La conversación incómoda ocurre siempre igual: aparece producto vencido en el conteo, el cliente pregunta por qué nadie le avisó, y el almacén responde que sí avisó pero que la instrucción nunca llegó. Sin un umbral acordado y sin registro de los avisos, esa discusión no la gana nadie.
Qué hacer con lo que entra en zona de riesgo
Cuando un lote cruza el umbral hay más salidas que tirarlo, y todas requieren tiempo. Esa es la razón de fondo para adelantar el aviso:
- Priorizar su salida en los pedidos que ya existen, si las reglas de la cuenta lo permiten
- Ofrecerlo a un canal que acepte vida útil más corta
- Regresarlo al dueño de la mercancía para que él decida
- Bloquearlo para que no se surta por error mientras se decide
- Destruirlo con acta y evidencia, cuando ya no hay otra opción
Las tres primeras solo existen si hay margen. La cuarta debería ser automática. Y la quinta es la que se lleva el valor completo del producto, así que cada vez que se usa vale la pena preguntar en qué punto se pudo haber hecho algo distinto.
El bloqueo tiene que ser del sistema, no del criterio
Un lote en riesgo o ya vencido no puede depender de que el surtidor se acuerde. Si el sistema no lo aparta —si lo sigue mostrando como disponible y permite tomarlo— tarde o temprano sale, y el problema deja de ser una merma para convertirse en un reclamo del cliente final.
El bloqueo también tiene que distinguir entre existencia física y existencia disponible. El producto sigue ahí, ocupa lugar y hay que contarlo; lo que cambia es que ya no se puede comprometer. Confundir las dos cifras genera diferencias de inventario que después nadie sabe explicar.
La revisión que conviene tener agendada
Todo esto se sostiene con una revisión periódica y aburrida: la lista de lotes ordenada por fecha, con la vida útil restante de cada uno y el umbral de su cuenta al lado. No hace falta que sea diaria; hace falta que exista y que alguien tenga el nombre puesto.
Si hoy tuvieras que decir qué lotes de qué clientes van a quedar fuera de rango el mes que entra, ¿saldría de una consulta o habría que armarlo a mano revisando ubicaciones? La diferencia entre las dos respuestas es exactamente el margen que tienes para hacer algo al respecto.
Que cada existencia lleve su lote y su caducidad, que lo bloqueado deje de estar disponible sin dejar de contarse y que cada cuenta traiga su propio umbral es de las cosas que se le piden a un software WMS para 3PL en México.