La exactitud de inventario que se presume sobre el gran total casi siempre está inflada: dos errores que se compensan se ven perfectos en la suma. Medida por ubicación, la cifra cambia y por fin sirve.
Todo operador logístico dice que su inventario está bien. Lo interesante es cómo llegó a esa conclusión, porque la forma de medir decide el resultado mucho más que la operación que se está midiendo.
Y no es un asunto interno. Es el número que un prospecto pregunta en la primera junta y el que un cliente usa para decidir si te sigue creyendo cuando aparece una diferencia.
Por qué el gran total infla la exactitud de inventario
La medición cómoda es comparar el total de piezas del sistema contra el total contado. El problema es que ahí los errores se cancelan: si en una ubicación sobran diez piezas y en otra faltan diez, la suma cuadra y la operación se ve impecable.
Para quien surte, esas dos ubicaciones son dos pedidos detenidos. Por eso la medición que sirve es por ubicación y por SKU: una ubicación está bien o está mal, sin compensaciones, y el indicador es cuántas quedaron bien sobre cuántas se revisaron.
Una cifra que solo mejora cuando cambias la forma de calcularla no es un indicador. Es una manera de no mirar.
Tres formas de medir, tres cosas distintas
La exactitud por ubicación te dice si el sistema sabe dónde están las cosas. La exactitud por pieza te dice si sabe cuántas hay. Y la exactitud por lote o caducidad te dice si sabe cuál de todas debe salir primero, que es la que importa cuando manejas producto perecedero o con trazabilidad obligatoria.
Las tres pueden dar números muy distintos en el mismo almacén, y esa diferencia es diagnóstico. Buena por pieza y mala por ubicación significa que la mercancía se mueve sin registrar. Buena por ubicación y mala por lote significa que el surtido no está respetando la regla de salida.
Qué medir y cada cuándo
No hace falta —ni conviene— contar todo. Lo que se cuenta seguido es lo que más se mueve y lo que más duele: alta rotación, valor alto, producto con caducidad cercana y las ubicaciones donde ya apareció una diferencia. El resto entra en la rueda con menos frecuencia.
- Contar sobre ubicaciones cerradas, sin movimientos pendientes de registrar en ese momento
- Contar a ciegas: el operador no ve la cantidad que espera el sistema
- Registrar la diferencia con su motivo, no solo el ajuste
- Recontar antes de ajustar cuando la diferencia es grande
- Guardar el histórico por ubicación, que es donde se ve el patrón
La segunda es la que más resistencia genera y la que más cambia el resultado. Si el operador ve el número esperado, el conteo deja de ser una medición y se vuelve una confirmación.
Cuando baja: buscar la causa, no al culpable
Una diferencia casi nunca es robo, aunque sea lo primero que se piensa. Las causas frecuentes son mucho más aburridas: se surtió de la ubicación de al lado, se capturó la unidad de manejo equivocada —cajas por piezas—, un traspaso interno se hizo físicamente y no en el sistema, o una devolución se reingresó sin dictaminar.
Cada una deja huella distinta. Las diferencias que aparecen siempre en la misma zona apuntan a ubicaciones mal identificadas; las que aparecen siempre con el mismo producto apuntan al catálogo; las que aparecen siempre en el mismo turno apuntan a un paso que ese turno está saltando. Sin historial por ubicación, las tres se ven igual.
El ajuste no es el final del asunto
Ajustar y seguir es lo que hace que el mismo problema regrese el mes siguiente. Un ajuste sin motivo registrado es una diferencia que se borró, no una que se resolvió, y además deja sin argumentos la conversación con el dueño de la mercancía.
Ahí conviene recordar de quién es lo que se está ajustando. En un almacén de terceros cada ajuste toca mercancía ajena, y el cliente tiene derecho a saber qué pasó, con qué motivo y sobre qué lote. Enterarse por su cuenta al revisar su existencia es la peor forma de que se entere.
La cifra que se puede prometer
Antes de escribir un número en una propuesta conviene medirlo con el criterio más duro que se tenga, no con el más favorable. Prometer sobre el gran total y que el cliente mida por ubicación es una discusión perdida de antemano, y es de las que dejan una cuenta lastimada aunque la operación esté bien.
Lo que sí se sostiene es prometer método: cómo se mide, cada cuándo, sobre qué universo y qué pasa cuando aparece una diferencia. Un cliente que entiende el método tolera una diferencia; uno que solo tenía un porcentaje, no.
Que el dueño de la mercancía vea su existencia por lote y ubicación, con los ajustes y su motivo a la vista en lugar de enterarse en el corte de mes, es de las cosas que resuelve un portal de clientes para 3PL en México.