El inventario muerto de un almacén de terceros tiene una particularidad incómoda: no es tuyo, pero ocupa tu posición. Y el dueño casi nunca sabe cuánto lleva ahí.
En un almacén propio la mercancía que no rota es un problema de compras. En uno de terceros es un problema de piso: alguien pagó por meter esas tarimas, sigue pagando por tenerlas y no piensa en ellas, mientras tú te quedas sin lugar para la cuenta nueva que sí mueve.
Suele descubrirse tarde y por la peor vía: cuando hay que rechazar una entrada por falta de espacio y alguien sale a caminar el almacén para ver de dónde sacar posiciones.
Cómo se detecta el inventario muerto
El indicador no es la cantidad, es el tiempo. Lo que hay que poder consultar es cuántos días lleva cada lote sin registrar una salida, y eso se calcula solo si cada movimiento quedó asentado con su fecha y su dueño. Sin eso, la antigüedad es un recuerdo del supervisor.
Conviene mirarlo en tres cortes distintos, porque cada uno cuenta otra historia: por lote, para saber qué se está por vencer; por SKU, para ver si el producto entero dejó de moverse o solo una remesa; y por cliente, que es el corte con el que vas a tener la conversación.
La mercancía que no se mueve no deja de costar. Solo deja de notarse.
Lo que de verdad te está costando
La posición ocupada es lo obvio, y es lo de menos. Lo caro es lo que esa posición te impide hacer: recibir a un cliente nuevo, aceptar el pico de temporada de uno que ya tienes, o reacomodar el almacén para que el surtido camine menos.
- Espacio bloqueado que no puedes ofrecer a una cuenta con rotación
- Conteos cíclicos que se siguen haciendo sobre mercancía que nadie va a pedir
- Recorridos más largos, porque lo que no se mueve suele estar en las mejores ubicaciones
- Maniobras de reacomodo cada vez que hay que abrir espacio en esa zona
- Riesgo de caducidad y de daño, que después alguien va a tener que discutir
La tercera es la que más sorprende. La mercancía muerta rara vez está en el fondo: llegó cuando el almacén tenía lugar, se acomodó cerca del andén y ahí se quedó, obligando a caminar más a lo que sí sale todos los días.
Cobrarlo antes de tener que discutirlo
La forma más limpia de que el inventario muerto deje de ser un problema tuyo es que deje de ser gratis. Una tarifa escalonada por antigüedad —el mismo espacio cuesta distinto a los treinta días que a los ciento ochenta— convierte una conversación difícil en una línea del tarifario que el cliente aceptó desde el principio.
No es un castigo, y conviene explicarlo así: el espacio de largo plazo vale distinto que el de rotación, igual que en cualquier bodega. Lo que hace que funcione no es la escala, es la visibilidad. Si el cargo aparece cuando el cliente ya no puede hacer nada, se lee como cobro sorpresa; si viene subiendo desde hace tres meses a la vista de todos, se lee como una advertencia que se ignoró.
Las cuatro salidas, y quién decide cada una
La decisión nunca es tuya, y ahí está la parte incómoda: es mercancía ajena. Lo tuyo es poner el dato sobre la mesa y ofrecer las opciones, que en la práctica son cuatro: que se la lleven, que la liquiden, que la destruyan o que la donen.
Cada una tiene consecuencias distintas para ti. La devolución es una maniobra de salida completa que hay que cotizar. La liquidación puede volverse una operación intensa de pedidos chicos, que si no está en el tarifario te sale a deber. La destrucción exige constancia documental. Y la donación necesita el respaldo que el dueño requiera para su contabilidad.
Cómo tener la conversación
El error clásico es plantearla como un reclamo de espacio. Al cliente no le importa tu ocupación; le importa su dinero. La misma información dicha desde su lado —esto lleva ocho meses parado, te ha costado esto y va a costar más— convierte el tema en una decisión suya, no en una molestia tuya.
Y conviene que llegue con periodicidad, no como una llamada extraordinaria. Un corte de antigüedad que el cliente recibe todos los meses vuelve el asunto rutinario, y una decisión rutinaria se toma; una llamada extraordinaria se pospone.
Prevenirlo desde la entrada
Hay señales que se ven desde el primer embarque. Producto de temporada que llega tarde, remesas mucho más grandes que la rotación histórica de esa cuenta, o mercancía con caducidad cercana que entra sin plan de salida. Registrar esas condiciones al recibir cuesta un minuto y evita la conversación de dentro de un año.
También ayuda acordar desde el contrato qué pasa con la mercancía que rebasa cierta antigüedad, incluyendo el caso feo: el cliente que deja de contestar y deja sus tarimas ahí. Es raro, pero cuando ocurre, tener escrito qué se puede hacer es la diferencia entre un trámite y un pleito.
Que la antigüedad se calcule sola por lote y por dueño, y que el cargo de almacenaje suba con ella sin que nadie lo arme en una hoja aparte, es de las cosas que se le exigen a un software WMS para 3PL en México.