Los suplementos alimenticios se guardan como alimento y se controlan como producto de salud: lote, caducidad, temperatura y humedad. Qué pedir antes de recibirlos, dónde ubicarlos, cómo evitar que un lote se venza y qué tiene que ver el dueño de la mercancía.
Proteínas en polvo, vitaminas en frasco, colágeno, cápsulas, gomitas. Los suplementos alimenticios se venden en línea, en farmacias y en tiendas especializadas, y sus marcas necesitan un almacén de terceros que los sepa guardar. Para un 3PL son una cuenta atractiva: producto de alta rotación, empaque regular y un catálogo que se repite.
Pero tienen una particularidad que no perdona: todo lleva lote y fecha de caducidad, y un lote vencido no se rebaja, se destruye. Almacenar suplementos alimenticios bien es, sobre todo, no dejar que ninguna pieza se quede atrás.
Qué pedir antes de recibir suplementos alimenticios
Antes de la primera tarima conviene tener por escrito lo que el dueño de la marca exige, porque cada producto trae sus propias condiciones en la etiqueta y en su ficha técnica.
- Rango de temperatura y humedad que tolera cada presentación
- Si hay productos que necesitan refrigeración o protección de la luz
- Vida útil mínima con la que acepta que salga una pieza hacia un comprador o hacia una farmacia
- Qué hacer con un lote próximo a vencer: rematarlo, devolverlo o destruirlo
- Qué requisitos sanitarios le piden al almacén sus propios clientes o la autoridad
La última pregunta conviene hacerla con cuidado. Si la marca vende a cadenas de farmacias, es probable que le pidan evidencia de buenas prácticas de almacenamiento, y esa evidencia sale de tu operación. Qué permiso aplica en cada caso lo confirma el cliente con su área regulatoria; al almacén le toca poder demostrar cómo guardó el producto.
Dónde guardar los suplementos alimenticios
Lejos de los químicos, de los productos de limpieza y de cualquier cosa con olor fuerte. Los polvos y las cápsulas absorben olores y humedad, y un frasco que llega al comprador oliendo a solvente es una devolución segura.
Conviene una zona propia, seca, sin luz directa y con registro de temperatura y humedad. Si la ficha técnica pide temperatura ambiente controlada, no hace falta una cámara fría. Lo que sí hace falta es poder demostrar que esa temperatura se mantuvo, sobre todo en los meses de calor.
Las presentaciones en polvo pesan y las cajas se aplastan si se apilan de más. Respetar la estiba máxima que indica el fabricante evita frascos golpeados y tapas que se abren en el camino.
Las gomitas y las cápsulas blandas son las más sensibles al calor: se pegan, se deforman o se funden dentro del frasco. Si la cuenta las incluye, conviene ubicarlas en la parte más fresca de la zona, lejos de los muros que dan al sol y de los andenes, donde cada apertura de cortina mete aire caliente.
Un suplemento vencido no se vende con descuento: se destruye. La diferencia entre un lote rotado y un lote perdido se decide en el rack.
Lote y caducidad de los suplementos alimenticios
Cada tarima que entra se registra con su lote y su fecha de caducidad, no solo con la clave del producto. Si el mismo producto llega en tres lotes distintos, son tres existencias distintas, y el sistema tiene que saber cuál sale primero.
La regla que aplica es primero en caducar, primero en salir. El surtidor no elige la pieza más a la mano: va a la ubicación del lote que vence antes. Si el almacén surte por comodidad, los lotes viejos se quedan atrás del rack y aparecen el día del inventario, ya vencidos.
La recepción es el punto donde más se equivoca. Un lote mal capturado en la entrada contamina todo lo que viene después: se surte el que no era, se reporta la caducidad equivocada y el retiro de un lote, si llega, no encuentra todas las piezas.
Conviene que el lote y la caducidad se tomen de la etiqueta del producto al recibir, no de la lista que manda el proveedor. Cuando no coinciden, la diferencia se registra en ese momento y se le avisa al dueño de la marca antes de acomodar: después, con la tarima ya en el rack, nadie va a revisar.
Qué hacer con el lote que se acerca a su fecha
No esperar a que venza. Conviene revisar cada semana qué lotes entran a su último tramo de vida útil y avisarle al dueño con tiempo para que decida: mandarlo primero a un canal que acepte fechas cortas, armar una promoción o pedir que se lo regresen.
Y conviene bloquear lo que ya no cumple la vida útil mínima que pide el canal. Si una farmacia rechaza producto con menos de cierto margen, el almacén no debería surtírselo aunque técnicamente no esté vencido. Ese bloqueo es una regla por cliente y por canal, no una decisión del surtidor.
Lo que finalmente vence se aparta en cuarentena, fuera de la existencia vendible, hasta que el dueño autorice su destino. Destruirlo sin autorización es un problema; dejarlo mezclado con el producto bueno, uno peor.
Que el dueño de los suplementos vea en vivo cuánto le queda de cada lote y hasta cuándo, derivado de los movimientos asentados y no de un reporte de ayer, sin escribirle a nadie para pedirlo, es exactamente lo que resuelve un portal de clientes para 3PL en México; decidir qué hacer con un lote próximo a vencer sigue siendo asunto suyo.
Antes de recibir la primera cuenta de suplementos alimenticios, conviene hacer una prueba simple: pedir al sistema la lista de lotes de un producto ordenados por caducidad y compararla con lo que hay físicamente en el rack. Si no coinciden hoy, con más clientes van a coincidir menos.