Cómo almacenar vinos y licores en un almacén de terceros

Almacenar vinos y licores parece sencillo: son botellas en cajas, no se echan a perder de un mes a otro y no piden cámara fría. Pero tienen tres enemigos que un almacén general no siempre vigila —el calor, la luz y la rotura— y un cuarto que no es físico: su valor, que las vuelve de la mercancía más apetecible de la nave.

Si tu 3PL va a recibir la cuenta de un importador, una distribuidora o una tienda en línea de vinos y licores, esto es lo que conviene preparar antes de la primera tarima.

Dónde almacenar vinos y licores dentro de la nave

La temperatura importa más por estable que por fría. El vino resiste mal los cambios bruscos y el calor sostenido, y una zona pegada al techo de lámina o junto a las cortinas del andén puede pasar de fresca a caliente en la misma tarde. Conviene ubicar la cuenta en la parte más estable de la nave, lejos del sol directo y de las puertas que se abren todo el día, y registrar la temperatura de esa zona aunque nadie lo pida todavía.

La luz es el segundo punto: la exposición prolongada daña el vino, sobre todo el que viene en botella transparente. Y la humedad es el tercero: muy baja reseca el corcho; muy alta arruina etiquetas y cajas, que en esta categoría son parte del producto y no solo su envoltura.

Los destilados toleran mejor la temperatura, pero comparten lo demás: cajas que no deben mojarse, etiquetas que no deben rayarse y botellas que no conviene subir al nivel más alto del rack sin una buena razón.

Cómo se estiban y se manejan los vinos y licores

En esta categoría la merma que más pesa es la rotura, y la rotura pasa en el manejo más que en el rack. Las reglas que la evitan son pocas y conviene escribirlas en el manual de la cuenta:

• Respetar la estiba máxima que indica la caja: el cartón de vino cede cuando se apila de más y la caja de abajo termina rompiendo botellas
• Guardar el vino con corcho acostado, o con la caja en la posición que indica el productor
• Separar las cajas abiertas: la venta por pieza del e-commerce deja cajas a medio llenar donde una botella suelta choca con las demás
• Revisar cada recepción antes de firmarla: una caja húmeda o que suena es una botella rota que después nadie va a querer pagar

Si la cuenta vende en línea, el empaque es otro tema: la botella necesita separadores o una caja hecha para ella, y conviene acordar con el cliente qué empaque paga y quién responde si llega rota. Para fin de año, cuando los estuches y las cajas de regalo multiplican el volumen, conviene acordar antes quién los arma, con qué material y desde qué fecha, para que no se improvise en el pico.

Lote, añada y control de los vinos y licores

En vino, la añada distingue productos que por fuera se parecen: la misma etiqueta de dos cosechas distintas no es la misma mercancía ni tiene el mismo precio. Conviene que cada añada tenga su propia clave o se maneje como lote, y que el surtido no las mezcle nunca dentro de un pedido.

Los vinos y licores importados llegan además con documentos que el dueño va a necesitar después: el pedimento, el lote y el marbete que la ley fiscal exige en las bebidas alcohólicas que se venden en México. El almacén no es quien tramita esos requisitos, pero sí quien puede demostrar qué botella entró con qué documento y en qué pedido salió. Antes de recibir la cuenta, conviene confirmar con el cliente qué permisos aplican a su producto y a nombre de quién están.

Un vino que se calentó en el andén no se ve distinto el día que sale. Se nota cuando alguien lo abre, y para entonces ya nadie sabe dónde pasó.

Seguridad sin volver la cuenta una bóveda

Las botellas de precio alto merecen una zona con acceso restringido, conteos más frecuentes y un registro de quién movió cada caja. No hace falta tratar toda la cuenta igual: lo de rotación diaria y precio medio puede vivir en el rack normal, siempre que las piezas caras se cuenten con más frecuencia que el resto y que cualquier diferencia se revise el mismo día.

Y conviene decidir desde el principio si el inventario se lleva por caja o por botella. Si la cuenta vende por mayoreo y por pieza a la vez, las dos unidades tienen que convivir en el sistema: la caja cerrada se cuenta como caja, la abierta como botellas sueltas, y abrir una caja es un movimiento que se registra, no algo que simplemente pasa en el pasillo. Sin esa regla, el conteo físico nunca cuadra con lo que el cliente cree tener.

Que cada botella tenga su añada o su lote, su ubicación y su historial de movimientos, que la zona de valor alto se cuente con otra frecuencia y que el dueño vea sus existencias sin esperar un reporte es trabajo del software WMS para 3PL en México; el cuidado de la temperatura y el trato a la caja siguen siendo del equipo en piso.

Antes de la primera tarima, conviene recorrer la nave con el cliente a la hora más caliente del día. Es la prueba más rápida de si esa zona sirve para su vino o solo para sus destilados.