Paqueterías y transportistas ajustan sus tarifas con un recargo por combustible que se mueve con el precio del diésel. Cómo funciona, cómo revisarlo en la factura, las dos formas de trasladarlo a tus clientes, qué hacer cuando baja y qué dejar en el contrato para no discutirlo cada mes.
El recargo por combustible es la parte de la tarifa de un envío que se mueve con el precio del diésel o de la gasolina. Paqueterías y transportistas lo publican aparte de la tarifa base y lo actualizan cada cierto tiempo, cada semana o cada mes según el proveedor. Para un 3PL que envía a nombre de sus clientes, ese recargo es la diferencia entre lo que cotizó y lo que terminó pagando, y si no está bien resuelto en el contrato, se vuelve una discusión cada mes.
Cómo funciona el recargo por combustible
Suele expresarse como un porcentaje que se aplica sobre la tarifa base del envío. El proveedor publica una tabla: según el precio del combustible en el periodo, corresponde un porcentaje u otro. En fletes dedicados a veces se pacta una fórmula, y la tarifa sube o baja cuando el combustible se aleja cierto rango del precio que había el día en que se firmó.
Lo importante es saber sobre qué base se calcula. Hay proveedores que lo aplican solo a la tarifa del envío y otros que también lo aplican a cargos adicionales, como zona extendida o maniobras. Sumada en un mes de envíos, esa diferencia cambia bastante el total.
- Sobre qué conceptos se aplica el porcentaje
- Cada cuánto se actualiza y dónde se publica la tabla
- Qué precio de combustible usa como referencia
- Si el contrato fija un tope o un piso
- Con cuánta anticipación avisa el proveedor de un cambio
Revisar el recargo por combustible en la factura
El recargo debería venir como un renglón propio, por envío o agregado por periodo. Revisar que el porcentaje aplicado coincida con el publicado para esas fechas y que se aplique solo sobre los conceptos pactados es parte de revisar cualquier factura de transporte.
Cuando viene sumado a la tarifa base sin desglose, conviene pedirlo desglosado. Sin eso no hay forma de comprobarlo, y mucho menos de trasladarlo a tus clientes con un número que puedas defender.
Conviene además guardar la tabla vigente de cada periodo. Cuando una tabla se reemplaza, la versión anterior puede dejar de estar publicada, y si un cliente pregunta meses después por qué el recargo de un envío fue el que fue, la única forma de responder es tener la tabla que aplicaba ese día. Una carpeta con las tablas por fecha cuesta poco y resuelve esa conversación en minutos.
Dos formas de trasladar el recargo por combustible
La primera es absorberlo dentro de una tarifa cerrada por envío: el cliente paga siempre lo mismo y tú cargas con la variación. Es sencillo de explicar y funciona mientras el margen aguanta las subidas, pero deja de funcionar justo cuando el combustible sube varios meses seguidos, que es cuando más duele.
La segunda es trasladarlo como un renglón aparte, con el mismo porcentaje que te cobra el proveedor o con una fórmula pactada. Es más justo para las dos partes, pero el cliente ve cada mes una cifra que cambia y quiere entender por qué. Esa explicación tiene que estar lista antes de que la pida.
Hay una tercera vía intermedia: una tarifa cerrada que se revisa cada cierto tiempo según el recargo acumulado del periodo anterior. El cliente no ve el renglón cambiar cada semana, pero tú tampoco absorbes las subidas indefinidamente. Funciona bien con clientes que prefieren cifras estables para presupuestar, siempre que la fecha de revisión y la fórmula queden escritas.
Cualquiera que elijas, conviene que quede escrito en el contrato: qué se traslada, cómo se calcula, con qué referencia y con cuánto aviso cambia. El recargo que molesta al cliente no es el que sube, es el que no sabía que existía.
Un recargo explicado se discute una vez, al firmar. Uno que aparece sin aviso se discute en cada factura.
Cuando el recargo por combustible baja
Si trasladas el recargo cuando sube, también hay que trasladarlo cuando baja. Un cliente que vio crecer la cifra durante meses va a notar si no se mueve cuando el precio del diésel retrocede, y a partir de ahí va a dudar de todos los renglones de la factura, no solo de ese.
Aplicar la misma regla en las dos direcciones, con la misma tabla y la misma fecha de corte que usa tu proveedor, es lo que hace que el cliente confíe en el renglón sin pedir que se lo expliquen cada vez.
En los fletes dedicados pasa lo mismo con la fórmula pactada. Si el transportista no aplica la baja por iniciativa propia, alguien de tu equipo tiene que pedirla, y lo que se recupere tiene que llegar también a la factura del cliente. Revisar la fórmula en las dos direcciones una vez al mes es suficiente para que ninguna de las dos partes se quede con lo que no le toca.
Cómo evitar discusiones por el recargo por combustible
Las aclaraciones se resuelven antes de la factura cuando el cliente puede ver el cargo de cada envío con su base a la vista, no solo un total al final del mes. También ayuda que tenga a mano la tabla vigente del periodo y que le avises con tiempo cuando el proveedor anuncia un cambio. Así, cuando llega la factura, el número ya no es una sorpresa.
Que el cliente vea el flete de cada uno de sus envíos convertido en cargo, con la guía que lo originó, y lo consulte desde su cuenta antes de que le llegue la factura, sin escribirle a nadie, es lo que resuelve un portal de clientes para 3PL en México; cómo trasladas el recargo lo acuerdas tú con cada cliente.
Si hoy absorbes el recargo, revisa las facturas de los últimos meses y compara lo que pagaste de combustible contra lo que cobraste por envío. Esa diferencia es lo que de verdad te está costando la tarifa cerrada.