Mover mercancía de una bodega a otra parece un movimiento interno y es el que más descuadres deja. Un traspaso entre bodegas bien registrado tiene salida, tránsito y entrada, y el dueño de la mercancía lo ve completo.
Un traspaso entre bodegas es de los movimientos que más confianza dan y menos control tienen. Como la mercancía no cambia de dueño ni sale del negocio, se trata como un acomodo grande: alguien carga la camioneta, avisa por teléfono a la otra bodega y allá la reciben cuando llega. Un mes después las dos existencias no cuadran y nadie sabe de qué lado se perdió la diferencia.
El problema no es la mercancía, es el registro. Mientras la caja va en el camino existe en el papel de la bodega que la mandó y todavía no existe en el de la que la espera, o peor, ya se descontó de una y no se ha sumado a la otra. Ese hueco de horas o de días es donde se pierden las piezas que después aparecen como merma sin explicación.
Por qué un traspaso entre bodegas descuadra tan seguido
Un movimiento hacia afuera del negocio tiene documentos que lo obligan: hay una guía, hay un cliente que reclama si no llega, hay una factura. Un movimiento interno no tiene nada de eso. Nadie está esperando del otro lado con una orden en la mano, así que las diferencias no se reclaman el mismo día: se descubren en el conteo, cuando ya nadie recuerda quién cargó qué.
A eso se suma que el traspaso casi siempre se hace en un mal momento —se acabó el espacio, hay que liberar un andén, un cliente pidió su producto en la otra ciudad— y la prisa es exactamente lo contrario de lo que pide un registro cuidadoso.
La mercancía que se pierde sin ruido se pierde en los movimientos que nadie reclama.
El estado que falta: la mercancía en tránsito
La corrección de fondo es fácil de enunciar y cambia todo lo demás: un traspaso no es una salida seguida de una entrada, son tres estados. Sale de la bodega origen, permanece en tránsito y entra a la bodega destino. Mientras está en tránsito sigue siendo inventario del negocio y de su dueño, pero no está disponible para surtir en ninguna de las dos.
Sin ese estado intermedio hay que elegir entre dos mentiras: descontarla al salir —y entonces la existencia del cliente baja durante dos días sin que se haya vendido nada— o sumarla al llegar sin haberla descontado, y entonces por un rato la misma pieza está disponible en dos lugares y dos pedidos pueden pelearla.
Qué tiene que registrar un traspaso entre bodegas
La lista no es larga y casi toda cabe en el documento que acompaña al camión:
- Quién autorizó el movimiento y por qué motivo: falta de espacio, acercar producto a una zona, juntar una cuenta partida
- Qué salió, con su lote y su caducidad, no solo el SKU y la cantidad
- Quién cargó y quién recibió, con nombre completo y no con iniciales
- La fecha y hora de salida y las de entrada, para que el tránsito tenga una duración medible
- Las diferencias encontradas al recibir, contadas contra el documento y no contra la memoria
- El cliente dueño de cada pieza, porque en una bodega multipropietario un traspaso mal asignado mueve inventario de una cuenta a otra
El último punto es el que más caro sale y el que menos se cuida. En un almacén con varios clientes, una tarima que se recibe sin dueño se queda en el limbo hasta que alguien la reclama, y para entonces ya se le facturó almacenaje a quien no era.
Recibir el traspaso como se recibe a un proveedor
La tentación al recibir mercancía propia es dar la entrada por el documento, sin contar. Es entendible, viene de casa. Pero es justo ahí donde se cierra la posibilidad de encontrar la diferencia: a partir de ese momento las dos bodegas cuadran en el papel y el faltante ya no tiene fecha ni responsable.
Contar lo que llega, aunque sea contra el documento y no a ciegas, es lo que convierte una diferencia en un incidente con día y turno. Y una diferencia con fecha se investiga; una que apareció en el conteo trimestral solo se ajusta.
El sistema puede señalar los traspasos que llevan demasiado tiempo en tránsito —salieron y nadie ha dado la entrada—, que es la alerta más útil de todas porque llega cuando todavía se le puede hablar al chofer; qué se hace con cada uno lo decide quien opera.
Cuándo conviene un traspaso entre bodegas y cuándo no
Mover mercancía cuesta flete, maniobra, riesgo y el tiempo en que no está disponible para nadie. Conviene cuando el producto va a rotar del otro lado: está más cerca de donde se pide, libera posiciones caras en una bodega saturada, junta una cuenta que estaba partida en dos. No conviene cuando solo cambia el problema de lugar, porque la mercancía que no se mueve en una bodega tampoco se va a mover en la otra, y ahora además pagó un viaje.
La pregunta que ordena la decisión es qué va a pasar con ese producto en los próximos meses. Si la respuesta es que se va a vender, el traspaso es una inversión; si la respuesta es que ahí va a estar, el traspaso solo compró espacio prestado y conviene hablar con el dueño de otra cosa.
Que un traspaso tenga sus tres estados, que la mercancía en tránsito siga contada y que cada pieza conserve a su dueño al cruzar de bodega es lo que separa una hoja de cálculo por almacén de un software WMS para 3PL en México que ve las dos como un solo inventario.
Hay una señal fácil de leer para saber si esto está resuelto: si para decirle a un cliente cuánto producto tiene en total hay que abrir dos archivos y sumarlos a mano, los traspasos van a seguir descuadrando, por más cuidado que ponga la gente que los hace.