Quedan pocas piezas de un producto y hay más pedidos que las quieren. La reserva de inventario decide quién se queda con cuáles y en qué momento, y de esa regla depende que el almacén no prometa dos veces la misma mercancía.
Quedan cuatro piezas de un producto en la ubicación y en la cola hay seis pedidos que las piden. Nadie lo notó hasta que el segundo surtidor llegó al rack y lo encontró vacío. Ese choque —dos pedidos peleando la misma pieza— es exactamente lo que resuelve la reserva de inventario, y en la mayoría de las operaciones se resuelve tarde: cuando alguien ya está parado en el pasillo con el escáner en la mano y el pedido a medio armar.
El problema de fondo casi nunca es que falte producto. Es que el almacén tomó dos compromisos con la misma mercancía sin enterarse, porque entre el momento en que el pedido entró y el momento en que alguien fue por él, nada le puso nombre a esas piezas. Mientras el inventario solo diga cuántas hay y no diga cuántas ya tienen dueño, los choques se van a seguir descubriendo a media hora de la salida del camión.
Existencia física, disponible y comprometido
Un almacén maneja tres cantidades distintas del mismo producto, y el desorden empieza el día que se usan como si fueran una sola. Vale la pena tenerlas separadas y nombradas igual por todos:
- La existencia física: lo que de verdad está en el rack y se puede tocar
- Lo comprometido: piezas que siguen en el rack pero ya están asignadas a un pedido que no ha salido
- Lo disponible para vender: la existencia menos lo comprometido, que es el único número que debería viajar a los canales del cliente
- Lo no vendible: producto en cuarentena, dañado o bloqueado por caducidad, que ocupa lugar y no cuenta para nadie
Cuando el cliente reclama que su tienda vendió algo que no había, la conversación suele confundir estos números. El almacén enseña la existencia física y tiene razón; la tienda enseña lo que le publicaron y también la tiene. Lo que faltaba era descontar lo comprometido antes de mandar el dato hacia afuera.
Cuándo conviene hacer la reserva de inventario
Hay dos momentos posibles y los dos son defendibles. Reservar temprano, en cuanto el pedido entra, hace que el primero que llegó se quede con la mercancía y que el segundo se entere de inmediato de que va a quedar en espera. Reservar tarde, al liberar la ola de surtido, deja el inventario suelto más tiempo y permite acomodar prioridades hasta el último minuto, pero mueve el descubrimiento del faltante al pasillo.
Reservar temprano cambia el problema de lugar: en vez de un surtidor frente a un rack vacío, hay un pedido marcado en pantalla que todavía se puede avisar, mover o cancelar.
La mezcla que funciona en un almacén de terceros suele ser temprana para el producto escaso y tardía para el que sobra. No tiene caso apartar piezas de algo que tiene tarimas completas; sí lo tiene con lo que está por acabarse, con lo que tiene caducidad cerca y con lo que se vende en varios canales a la vez.
Qué pieza se le da a cada pedido
Decidir cuántas se apartan es la mitad; la otra mitad es decidir cuáles. Si el producto se maneja por lote o por caducidad, la regla la manda el vencimiento y no la conveniencia del recorrido. Si no, conviene que la asignación mire la ubicación: darle al pedido las piezas del área de surtido antes que las de la reserva alta, y agrupar las que están cerca para que el recorrido no cruce la bodega dos veces.
También hay que definir qué hacer cuando la reserva alcanza para una parte del pedido. Surtir lo que hay y dejar el resto pendiente sirve para unos clientes y arruina a otros, porque un envío parcial cuesta dos guías. Es una regla por cuenta, no una regla del almacén, y conviene tenerla escrita antes de que ocurra y no discutida por teléfono el día que ocurre.
Lo que hay que soltar tan rápido como se apartó
Una reserva que nadie libera es peor que no reservar. El pedido que se canceló, el que se quedó esperando pago, el que se generó dos veces por un reintento de la tienda: todos siguen deteniendo piezas que están en el rack y que el sistema ya no ofrece a nadie. A las pocas semanas el almacén parece tener menos producto del que tiene, y el cliente empieza a perder ventas contra su propio inventario.
Por eso conviene que cada reserva tenga una fecha o una condición que la caduque, y que alguien revise una lista corta de reservas viejas con la misma frecuencia con la que revisa faltantes. El sistema puede señalar cuáles llevan demasiado tiempo detenidas, cuáles pertenecen a pedidos que ya nadie va a surtir y cuáles están apartando producto que otro pedido está esperando; qué se libera, qué se reasigna y a quién se le avisa lo decide quien lleva la cuenta.
Que lo comprometido se descuente solo de lo que se publica hacia los canales, que la asignación respete lote y caducidad, y que las reservas viejas se puedan ver en una lista en vez de descubrirse en el pasillo, es de lo básico que se le pide a un software WMS para 3PL en México que opera varias cuentas en la misma bodega.
La prueba barata para saber si esto ya es un problema es tomar los faltantes de la última semana y separar los que fueron por inventario mal contado de los que fueron por dos pedidos sobre la misma pieza. Si los segundos son más que los primeros, el almacén no tiene un problema de exactitud: tiene un problema de reparto, y ese se arregla con reglas, no con conteos.