Los cosméticos se venden bien en línea y se surten mal si se tratan como cualquier producto: tonos casi iguales, lotes con caducidad, líquidos que se derraman y devoluciones que no pueden volver a venta. Qué definir antes de recibir la primera tarima.
Los cosméticos se venden bien en línea y generan reclamos en cuanto el almacén los trata como producto común. El comprador no perdona un labial del tono equivocado, un frasco que llegó derramado sobre el resto del pedido o una crema que caduca el mes siguiente. Cada uno de esos errores nace en el almacén, no en la tienda.
Para un almacén de fulfillment, una marca de cosméticos es una cuenta atractiva: piezas chicas, buen valor por envío, pedidos frecuentes. Conviene recibirla con reglas propias desde el principio.
Las reglas no son muchas, pero tocan cuatro momentos distintos del pedido: el alta del catálogo, la recepción, el empaque y la devolución. Si una falla, las otras tres no la compensan.
Los cosméticos se confunden por tono, no por producto
Un catálogo de maquillaje puede tener el mismo producto en muchos tonos, con empaques idénticos y una diferencia de color que solo se ve en una etiqueta pequeña o en la base del envase. Surtir a ojo en esas condiciones es garantizar errores.
- Una clave por tono, dada de alta desde la primera recepción, no por producto
- Tonos parecidos en ubicaciones separadas, no uno junto a otro
- Escaneo obligatorio en el surtido de esta cuenta, aunque en otras se confirme de otra forma
- El nombre del tono visible en la pantalla del surtidor, además de la clave
Los estuches y kits merecen un cuidado aparte. Si la marca vende una paleta con varios productos o un paquete de regalo, conviene decidir si se arma en el almacén al momento del pedido o si llega armado de fábrica con su propia clave. Mezclar las dos formas en la misma cuenta es la receta para que el inventario de piezas sueltas nunca cuadre.
Lotes y caducidad en cosméticos
Buena parte de los cosméticos tiene fecha de caducidad o un periodo de uso después de abierto, y el comprador la revisa. Eso obliga a recibir por lote, surtir primero lo que caduca antes y decidir con el cliente con cuánta vida útil mínima puede salir un producto. Un frasco que llega al comprador a punto de caducar se devuelve igual que uno roto.
El lote sirve además para otra cosa: si el fabricante detecta un problema en una producción, la marca necesita saber a qué compradores les salió. Sin el lote registrado en cada pedido, esa pregunta no tiene respuesta.
Hay un detalle más en la recepción: los cosméticos importados tienen que llegar con su etiquetado en español para venderse en México. Si una tarima llega sin él, conviene dejarla en espera y avisarle a la marca antes de acomodarla, no descubrirlo cuando un comprador lo reclame.
En cosméticos, el pedido correcto no es solo el producto correcto: es el tono correcto, del lote correcto, sin una gota fuera del frasco.
Cómo empacar cosméticos para que no se derramen
Los líquidos, las cremas y los polvos compactos se dañan de formas distintas. Los primeros se derraman, las segundas se abren con la presión y el cambio de temperatura, los terceros se quiebran con un golpe. El empaque tiene que responder a cada uno:
- Líquidos en bolsa sellada individual, aunque el frasco venga cerrado de fábrica
- Envases con tapa de presión o gotero, de pie y bien sujetos dentro de la caja
- Polvos compactos y paletas con relleno que no deje espacio para moverse
- Productos sensibles al calor, como labiales y bálsamos, lejos de las zonas más calientes del almacén mientras esperan su salida
Conviene revisar con la marca qué productos de su catálogo pueden viajar por paquetería aérea y cuáles no, porque algunos perfumes y aerosoles tienen restricciones de transporte.
Devoluciones de cosméticos: qué puede volver a venta
Un cosmético abierto o con el sello de garantía roto no vuelve a venta, por higiene y por la reputación de la marca. Un producto cerrado, con sello intacto y dentro de su caducidad, sí puede. La regla tiene que estar escrita y ser la misma para todo el equipo: quien recibe la devolución no decide al momento, clasifica según lo acordado.
Lo que no vuelve a venta tampoco se tira sin más. La marca puede querer revisarlo, destruirlo con constancia o donarlo, y cada destino se registra. Un producto de marca que aparece revendido en otro lado después de haberse dado por destruido es un problema que el almacén no quiere explicar.
Lo mismo aplica a los probadores y muestras que la marca manda dentro de los pedidos: conviene controlarlos como inventario, no como regalo suelto que se toma de una caja abierta. Si la marca decide cuántos van por pedido y en qué pedidos, el almacén tiene que poder demostrar al final del mes cuántos salieron y en cuáles.
Que la tienda solo ofrezca lo que está disponible por lote y con vida útil suficiente, que cada tono tenga su clave y se confirme al surtir, que el lote quede registrado en cada pedido y que la devolución espere en revisión hasta que se decida si vuelve a venta es parte de lo que resuelve un software WMS para fulfillment y e-commerce; el cuidado en la mesa de empaque lo pone tu equipo.
Si vas a recibir una cuenta de cosméticos, empieza por pedirle a la marca su catálogo con tonos, lotes y caducidades antes de la primera tarima. Lo que falte ahí va a faltar en cada pedido.