El Buen Fin concentra en unos días los pedidos de varias semanas y les cambia la forma: más piezas por pedido, más kits, promesas de entrega más cortas. Qué preparar en el almacén de fulfillment antes, durante y en las semanas de devoluciones.
El Buen Fin son los días de descuentos de noviembre en México, y para un almacén de fulfillment es algo distinto de una temporada alta cualquiera: no crece poco a poco, llega de golpe. Las marcas lanzan sus promociones a una hora, los pedidos entran de madrugada y el almacén tiene que surtir en unos días lo que en otro mes se reparte en semanas.
Prepararlo se parece a preparar cualquier pico, pero con tres diferencias: la forma de los pedidos cambia, las promesas de entrega son más agresivas y la resaca llega semanas después, en forma de devoluciones.
Qué cambia en los pedidos del Buen Fin
La promoción cambia lo que se compra. Aparecen paquetes que no existían —dos por uno, kits de regalo, producto con obsequio—, sube el número de piezas por pedido y las ventas se concentran en pocos productos con descuento fuerte. Si el almacén se prepara solo para más pedidos iguales a los de siempre, se equivoca de problema. Lo que conviene resolver con cada marca:
- Pedir la lista de productos en promoción y la mecánica de cada una, antes de que la publique
- Dar de alta los paquetes y kits como productos con su receta, no armarlos a criterio en la mesa de empaque
- Acercar a la zona de surtido los productos en promoción y reabastecerlos antes del arranque
- Revisar que haya cajas del tamaño que piden los pedidos de varias piezas
Antes del Buen Fin: inventario, espacio y promesa
El inventario de las marcas tiene que estar recibido, contado y acomodado antes del arranque, no llegando el mismo día. Una recepción atrasada el primer día de ventas significa pedidos sin existencia disponible y sobreventa en la tienda.
La promesa de entrega es la otra conversación. Si la marca anuncia envío en pocos días, el almacén tiene que poder sostenerlo con su capacidad real de surtido y con la hora de corte de las paqueterías, que en esas fechas también se saturan. Conviene acordar con cada cliente, por escrito, qué se promete y qué pasa con los pedidos que entren por encima de la capacidad acordada.
El espacio también se prepara. La mercancía que llega para la promoción necesita dónde acomodarse sin bloquear pasillos, y la zona de salida necesita más lugar del normal para los pedidos empacados que esperan recolección. Conviene definir desde antes una zona temporal, dar de alta sus ubicaciones y acordar con las paqueterías recolecciones adicionales.
Con el personal pasa algo parecido: si hace falta reforzar el equipo, la gente nueva conviene que entre antes del arranque y a tareas que perdonan errores —empacar pedidos sencillos, etiquetar— y no a surtir el producto en promoción el primer día.
Durante el pico: prioridad y avisos
El volumen no llega parejo: se amontona al arranque de cada promoción. Conviene surtir en oleadas por prioridad —primero lo que tiene la promesa más corta—, juntar los pedidos de una sola pieza en recorridos propios y dejar la verificación en la mesa de empaque, donde un error todavía se corrige antes de salir.
En esos días también suben las cancelaciones y los cambios de dirección. Conviene que un pedido cancelado se detenga antes de bajar a surtido y que lo que ya se había surtido regrese a su ubicación con registro, no a una mesa de pendientes que nadie revisa hasta la semana siguiente.
La otra cosa que se vuelve crítica es la comunicación. Cada marca quiere saber cuántos pedidos van, cuántos quedan y si algo se atoró, y si esa información sale por llamada, el equipo que debería estar surtiendo está contestando el teléfono.
El Buen Fin no se gana el fin de semana del descuento: se gana en las semanas en que se dieron de alta los kits, se recibió el inventario y se acordó la promesa.
Las devoluciones que llegan semanas después
Las compras por impulso y los regalos que no gustaron regresan semanas después, y suelen coincidir con la preparación de diciembre. Conviene tener definida con cada marca la regla de devolución —qué se revisa, qué vuelve a venta, qué se aparta— y una zona de recepción de devoluciones que no le quite espacio a la salida.
Los kits de promoción merecen una regla propia: si al regresar se desarman y cada pieza vuelve a su existencia, o si el paquete completo vuelve a venta tal cual. Decidirlo con el paquete ya en la mesa, y marca por marca, sale más caro que dejarlo escrito antes del arranque.
Cómo saber si el Buen Fin salió bien
Más allá del número de pedidos, lo que conviene revisar al cerrar es lo que se prometió: pedidos que salieron a tiempo, errores de surtido, reclamaciones por producto incorrecto o incompleto y sobreventas. Leído por marca y por día, dice qué preparar distinto el año siguiente, y es lo que se lleva a la reunión con cada cliente.
Que los kits se den de alta con su receta, que el inventario de cada tienda se sincronice sin capturas manuales para no vender lo que ya no hay y que las oleadas se armen por promesa de entrega es lo que se le pide a un software WMS para fulfillment y e-commerce cuando el pico llega en unos días y no en semanas.
Si faltan pocas semanas para el Buen Fin, el primer paso es pedirle a cada marca su plan de promociones. Todo lo demás se prepara a partir de ahí.