Cuando la tienda de tu cliente ofrece mesa de regalos, los pedidos dejan de ser sueltos: los compran muchas personas, van a una sola dirección y a veces tienen fecha fija. Cómo decidir entre entregar al momento o juntar los regalos, qué hacer con el inventario apartado, cómo empacarlos y qué pasa cuando algo se agota.
Cuando la tienda de un cliente ofrece mesa de regalos, el almacén deja de surtir pedidos sueltos y empieza a surtir para un evento: una boda, un baby shower, una casa nueva. Los invitados compran en días distintos, desde ciudades distintas, y casi todo tiene que llegar a una sola dirección, a veces en una fecha que no se mueve. Quien paga no es quien recibe, y quien recibe espera que todo llegue completo y en buen estado.
Para el fulfillment eso cambia tres cosas: cuándo sale cada pedido, cómo se empaca y qué pasa con lo que se agota a media lista. Si se trata como cualquier pedido, los festejados reciben cajas por goteo durante semanas, algunas con el precio adentro y otras sin saber quién las mandó. Y la tienda, que es tu cliente, recibe los reclamos.
Qué cambia cuando el pedido viene de una mesa de regalos
Un pedido normal se surte en cuanto entra. Uno que viene de una mesa de regalos puede seguir caminos distintos según lo que ofrezca la tienda: entrega inmediata al festejado, entrega acumulada en una fecha que eligen ellos, o retención hasta después del evento para que nadie tenga que recibir paquetes en plena boda. Cada modalidad pide una regla distinta en el almacén, y conviene que la tienda las defina antes de lanzar el servicio, no cuando ya entró el primer pedido.
Lo que el almacén necesita es que cada pedido llegue con la información para saber qué hacer con él, sin tener que preguntarle a nadie:
- El identificador de la mesa, no solo la dirección de entrega
- La modalidad de entrega y la fecha comprometida, si la hay
- El nombre de quien compra y el mensaje que quiere incluir
- Si el regalo va sin precio y sin comprobante de compra dentro
- Si el festejado puede cambiar ese regalo por otro de la lista
Mesa de regalos con entrega inmediata o acumulada
Mandar cada regalo en cuanto entra es lo más sencillo para el almacén: se surte, se empaca y sale como cualquier pedido. El costo lo pagan otros. El festejado recibe paquetes durante semanas y tiene que estar en casa para cada uno, y la tienda paga una guía por cada regalo, aunque vayan todos a la misma puerta.
Juntar los regalos y mandarlos en una o dos entregas reduce envíos y se siente mucho mejor del lado de quien recibe, pero ocupa espacio en el almacén. Los pedidos ya surtidos quedan esperando en una zona de retención, cada uno identificado con su mesa, hasta la fecha de envío. Si esa zona no existe, los regalos se mezclan con el resto de los pedidos empacados, y tarde o temprano uno sale antes de tiempo o se queda olvidado en un rincón.
Un regalo surtido que espera la fecha de la mesa ya no es inventario disponible, pero todavía no es un envío. Necesita su propio lugar en el almacén.
El inventario que aparta la mesa de regalos
Cuando un invitado compra, el producto tiene que descontarse del inventario de la tienda aunque no salga del almacén hasta dentro de un mes. Si el inventario solo baja al surtir, la tienda sigue ofreciendo piezas que ya están prometidas, y el día de juntar la entrega falta la vajilla que alguien pagó hace semanas.
Lo mismo pasa al revés con los cambios. Si el festejado cambia un regalo por otro de la lista, una pieza regresa a disponible y otra queda apartada. Conviene que el cambio entre como un movimiento registrado y no como una nota en el pedido original, para que el inventario siga cuadrando y para que se sepa quién autorizó el cambio.
Los productos que más aparecen en una mesa de regalos —vajillas, baterías de cocina, blancos, pequeños electrodomésticos— tienden a venir en varias piezas y a ser frágiles. Un juego incompleto es peor que uno que no llegó. Conviene surtirlos como una sola unidad y revisar que cada caja del juego vaya completa antes de cerrar el pedido.
Empaque y mensaje en un pedido de mesa de regalos
El regalo va sin precio a la vista y sin comprobante con importes dentro. Lo que sí va es una tarjeta con el nombre de quien lo regala y su mensaje, porque es la única forma de que el festejado sepa a quién agradecer. Cuando la entrega es acumulada, conviene además una lista de contenido por caja que relacione cada regalo con su remitente: sin ella, abrir diez cajas se vuelve un rompecabezas.
Si la tienda ofrece envoltura, conviene definir si va regalo por regalo o solo en la entrega final. Envolver piezas que luego se van a juntar dentro de una caja grande es trabajo que nadie ve y que, si no se cobra, le resta margen a toda la temporada de bodas.
Cuando un producto de la mesa de regalos se agota
Hay listas que se arman meses antes del evento, y en ese tiempo un producto se descontinúa o se agota. Si un invitado lo compra y no hay pieza, alguien tiene que avisarle a la tienda en ese momento, no el día de la entrega. La tienda decide: ofrecer un sustituto, esperar el reabasto o devolver el dinero. Lo que el almacén no debe hacer es mandar la entrega incompleta sin avisar.
También conviene acordar qué pasa después del evento: regalos que nadie reclamó, entregas que el festejado pide posponer porque se está mudando, devoluciones de regalos repetidos. Todo eso llega semanas después y, si no se definió antes, se resuelve por correo, caso por caso.
Que cada regalo se descuente del inventario de la tienda en cuanto se paga, aunque salga semanas después, y que la tienda vea en qué etapa va cada pedido de la mesa sin preguntarle a tu equipo, es parte de lo que se le pide a un software WMS para fulfillment y e-commerce; qué modalidades de entrega ofrecer lo decide tu cliente.
Si algún cliente de tu almacén está por lanzar su mesa de regalos, pídele antes que nada las modalidades de entrega que va a ofrecer. Con eso defines la zona de retención y las reglas de surtido antes de que entre el primer pedido.