¿Cómo surtir a las sucursales de una franquicia desde tu 3PL?

Cuando una marca con sucursales —una cadena de cafeterías, de ópticas, de tiendas de ropa, de farmacias de barrio— busca un almacén de terceros, lo que necesita no se parece a un cliente de e-commerce. No hay compradores esperando un paquete: hay sucursales que se quedan sin producto si el resurtido no llega. Surtir a una franquicia desde tu 3PL es una operación de distribución, con sus propias reglas.

Y es una cuenta atractiva por lo mismo: volumen repetido, destinos conocidos y un calendario que se puede planear. Lo que la vuelve difícil no es el volumen, sino que el cliente tiene muchas voces y cada sucursal cree que su pedido es el urgente.

Qué cambia cuando el cliente es una franquicia

Lo primero es quién es el cliente. El contrato lo firma el franquiciante, que es el dueño de la marca y casi siempre de la mercancía hasta que sale del almacén. Pero los pedidos los generan las sucursales, que pueden ser propias o de franquiciatarios independientes, y cada una tiene su encargado, su horario de recepción y su forma de reclamar.

Lo segundo es el catálogo. Una franquicia suele tener un surtido obligatorio —lo que toda sucursal debe tener— y un surtido opcional o por temporada. Además trae material que no se vende: uniformes, empaques con la marca, material de punto de venta, papelería. Todo eso vive en el mismo almacén y sale en el mismo camión.

Lo tercero es el destino. En lugar de miles de direcciones que cambian, hay una lista cerrada de sucursales que se repite cada semana. Eso permite armar rutas fijas y consolidar, pero también exige que cada sucursal esté dada de alta con su dirección, su contacto y sus restricciones de entrega.

Quién pide: el franquiciante o cada sucursal de la franquicia

Es la decisión que más conviene cerrar antes de arrancar. Hay dos modelos y los dos funcionan, siempre que el almacén sepa cuál aplica.

• El franquiciante concentra: recibe las necesidades de cada sucursal, las revisa y manda un solo pedido de resurtido por sucursal al almacén
• Cada sucursal pide directo, dentro de un catálogo y unos límites que el franquiciante definió
• Un modelo mixto: el surtido obligatorio lo empuja el franquiciante y el opcional lo pide cada sucursal

El problema aparece cuando no hay modelo. El almacén recibe un pedido del corporativo y otro de la sucursal para el mismo producto, o un encargado pide por mensaje algo que el franquiciante no autorizó. Si el almacén surte los dos, el franquiciante reclama; si surte uno, la sucursal reclama. Conviene que el contrato diga quién tiene la última palabra sobre cada pedido.

Sea cual sea el modelo, el pedido tiene que entrar por escrito y contra el inventario real. Un pedido de resurtido dictado por teléfono se captura mal, y el error no se descubre al capturar: se descubre en la sucursal, cuando abren las cajas.

Con una franquicia, el almacén no discute con un cliente: discute con veinte encargados. La regla de quién pide se acuerda una vez con el dueño de la marca.

El calendario de resurtido de la franquicia

Si todas las sucursales piden el lunes, el lunes se satura el piso y el resto de la semana sobra gente. Lo sano es repartir: cada sucursal tiene un día de pedido y un día de entrega, agrupadas por zona para que la ruta tenga sentido. Así el almacén surte parejo y el transporte sale lleno.

El calendario también ordena las excepciones. Un pedido fuera de su día se puede aceptar, pero como urgente, con su propio cargo y sin desplazar el resurtido programado de las demás. Si las urgencias se atienden gratis, en unas semanas el calendario deja de existir.

Conviene además acordar cómo se preparan las aperturas. Una sucursal nueva no pide un resurtido: pide un surtido inicial completo, con mobiliario menor, material de marca y producto. Es un embarque grande, de una sola vez, que se planea como proyecto y no como pedido de la semana.

Lo que se prepara distinto dentro del almacén

El surtido de una franquicia se arma por sucursal, no por pedido de comprador. Conviene una zona de preparación donde cada sucursal tenga su espacio, con los bultos etiquetados con el nombre y el número de la sucursal, para que el chofer no tenga que adivinar qué baja en cada parada.

La lista de lo que va en cada entrega tiene que viajar con la mercancía y regresar firmada. En una ruta con varias paradas, la sucursal que recibe de menos siempre va a decir que el chofer la dejó en otra; con la firma de cada encargado, la diferencia se ubica en la parada donde ocurrió.

Y el material que no se vende se controla igual que el producto. Uniformes, bolsas con la marca y exhibidores tienen costo, y cuando se reparten sin registro, el franquiciante no sabe qué sucursal consume de más.

Cómo cobrar la operación de una franquicia

La tarifa de almacenaje por posición o por tarima funciona igual que con cualquier cliente. Lo que cambia es la salida: conviene cobrar por sucursal surtida o por bulto, no solo por pieza, porque preparar una entrega a sucursal lleva trabajo de consolidación, etiquetado y documentación que un pedido de comprador no lleva.

También conviene decidir a quién se le factura. Algunas franquicias quieren una sola factura al corporativo; otras quieren que cada franquiciatario pague lo que le toca. Si el sistema registra cada salida con su sucursal, cualquiera de los dos esquemas sale de los mismos datos.

Que el franquiciante levante el resurtido de cada sucursal por su cuenta, contra su inventario real y sin poder pedir lo que no tiene, en lugar de mandarlo por correo para que alguien de tu equipo lo transcriba, es exactamente lo que resuelve un portal de clientes para 3PL en México cuando un solo cliente tiene muchas sucursales pidiendo.

Antes de cotizar a una franquicia, conviene pedirle la lista de sucursales con su zona, su frecuencia de resurtido y quién autoriza cada pedido. Con esas tres cosas se ve si la cuenta cabe en tu operación actual o si pide un turno, una ruta o una zona de preparación que todavía no tienes.