El almacenaje temporal llena espacio que quedaría vacío, pero concentra el trabajo en la entrada y la salida y se complica si la fecha de salida queda en el aire. Cuándo conviene aceptarlo, cómo cobrarlo y qué dejar por escrito.
Hay clientes que no buscan un 3PL para siempre. Buscan almacenaje temporal: un importador con un contenedor que llegó antes de tiempo, una marca que necesita espacio para su campaña, una empresa que se muda de nave o que remodela la suya. Llegan con fecha de salida y con prisa.
Para un 3PL con posiciones libres son una tentación obvia. También son las cuentas que más fácil se vuelven un problema si se aceptan con las reglas de una cuenta permanente.
Cuándo conviene el almacenaje temporal
Conviene cuando llena un hueco que de otra forma quedaría vacío y se va antes de que ese espacio vuelva a hacer falta. Los casos donde suele funcionar:
- Tienes posiciones libres en temporada baja y el cliente se va antes de tu pico
- La mercancía es sencilla de manejar: tarimas completas que entran y salen enteras, sin surtido por pieza
- El cliente tiene una fecha de salida concreta y una razón para cumplirla: una nave que se entrega, una temporada que termina
- La cuenta puede volverse permanente: una marca que prueba tu operación antes de decidir
Y no conviene cuando ocupa justo el espacio que tu cuenta más grande va a necesitar en unas semanas, cuando la mercancía exige un manejo que tu equipo no conoce o cuando el cliente no sabe decir cuándo se va.
Una forma práctica de decidirlo es poner la cuenta sobre el calendario de tu propia nave: cuándo llega, cuántas posiciones ocupa, cuándo se va y qué otras cuentas crecen en esas mismas semanas. Si las dos líneas se cruzan, el almacenaje temporal te está rentando un espacio que ya tenía dueño.
Cómo cobrar el almacenaje temporal
Lo tentador es cotizarlo con el tarifario de siempre, prorrateado. Pero una cuenta temporal concentra casi todo su trabajo en dos momentos —la entrada y la salida— y genera muy poco en medio. Si solo cobras por posición al mes, el trabajo de recibir un contenedor y despacharlo después se queda sin pagar.
Lo que conviene cotizar por separado:
- Un cargo por la entrada y otro por la salida, aparte del almacenaje
- Un plazo mínimo, aunque el cliente se vaya antes
- Una tarifa distinta si se pasa de la fecha acordada, escrita desde el principio
- Lo que pasa con la mercancía si el cliente deja de pagar o no la recoge
No se trata de castigar al cliente. Se trata de que la cuenta pague el trabajo que genera y no el que aparenta. Y si a media estancia pide algo más —sacar una muestra, reetiquetar, surtir unas cajas para una tienda—, cada cosa se cotiza como lo que es: un servicio aparte, no algo incluido en la tarifa de espacio.
El almacenaje temporal se gana o se pierde en las orillas. Lo que pasa en medio casi no cuesta; la entrada y la salida son donde se va el margen.
Lo que se acuerda antes de recibir un cliente de almacenaje temporal
La fecha de salida es la cláusula que más importa y la que más se deja en el aire. Conviene que quede escrita junto con lo que pasa si se mueve: cuánto aviso da el cliente para extenderla, hasta cuándo puedes aceptarlo y qué tarifa aplica en ese caso. Una cuenta que llegó por una temporada y se queda un año ocupa el lugar de otra que sí habría pagado como permanente.
Lo segundo es cómo sale la mercancía. Un cliente temporal suele retirar en pocas salidas grandes, a veces con su propio transporte. Conviene fijar la cita de salida con anticipación y saber de antemano cuántas tarimas son, para no tener que despejar el andén el día que su camión llega sin avisar.
Y lo tercero, lo mismo que con cualquier cuenta: qué se recibió, en qué estado y contra qué documento. Una cuenta corta no justifica una recepción corta; al contrario, es la que menos tiempo te da para aclarar una diferencia.
Que el cliente temporal no te llame todos los días
El cliente de almacenaje temporal suele ser el más ansioso: su mercancía está en un lugar que no conoce, con un operador que acaba de conocer. Si cada pregunta —qué llegó, qué hay, cuándo sale— le cuesta una llamada, tu equipo termina atendiendo por teléfono a la cuenta que menos deja.
Que el cliente temporal vea desde el primer día lo que entró con su fecha, programe sus salidas y revise los cargos del periodo antes de la factura, sin llamar a nadie, es lo que resuelve un portal de clientes para 3PL en México; y si la cuenta decide quedarse, ya conoce tu operación por dentro.
Antes de decir que sí, conviene hacerse una sola pregunta: si esta cuenta no se va en la fecha acordada, ¿qué cuenta tuya se queda sin espacio? Si la respuesta es ninguna, el almacenaje temporal probablemente conviene.
Y si la cuenta decide quedarse, conviene renegociarla con las reglas de una cuenta permanente en lugar de estirar el acuerdo temporal: las condiciones pensadas para alguien que se iba a ir no sirven para alguien que se queda.