Un prospecto pregunta si aguantas su temporada y la respuesta se da de memoria. La capacidad de surtido se calcula con lo que el almacén ya registra, y casi nunca la limita el surtido.
La pregunta llega en la junta de cotización y suena inofensiva: en noviembre vamos a mandar el doble de pedidos, ¿lo aguantas? Quien contesta de memoria está adivinando su capacidad de surtido, y ese número improvisado se convierte en un compromiso que se cobra tres meses después, con gente trabajando de noche y una cuenta que empieza a mirar a otro lado.
La capacidad de surtido es el número que debería estar listo antes de esa junta. No es una intuición ni un récord: es cuántos pedidos al día puede sacar el almacén sosteniendo el nivel de servicio que ya prometió a los clientes que tiene.
La capacidad de surtido no es una sola cifra
Decir que el almacén saca mil pedidos al día no significa nada sin decir de qué tipo. Un pedido de una línea que sale en sobre y uno de quince líneas con producto de tres zonas distintas no cuestan lo mismo ni de lejos.
- Pedidos de una línea, que se surten en ruta corta y se empacan casi solos
- Pedidos multilínea, donde el recorrido y la verificación se llevan el tiempo
- Pedidos de mayoreo por tarima o caja completa, pocos y pesados
- Pedidos con trabajo extra: armado, envoltura, etiquetado o documentación especial
Por eso la capacidad de surtido se expresa mejor en líneas por hora que en pedidos por día, y se traduce a pedidos después, usando la mezcla real de cada cliente. El mismo almacén tiene una capacidad distinta para cada cuenta, y eso es lo que permite responder con honestidad en la junta.
Cómo se calcula con lo que el sistema ya registra
No hace falta un estudio de tiempos. Si cada línea surtida queda registrada con su hora y su responsable, el histórico de una temporada normal ya trae todo lo necesario: líneas surtidas por hora efectiva, por persona y por tipo de pedido.
La palabra importante es efectiva. Una jornada de ocho horas no son ocho horas de surtido: hay arranque, comida, cambios de zona, reabasto que se atora, preguntas al supervisor y el rato que se va en cerrar. Calcular con el turno completo infla la capacidad justo en el mes en que no hay margen para estar equivocado.
Con esas cifras, la cuenta es simple: líneas por hora y por persona, multiplicado por las horas efectivas del turno y por la gente disponible, dividido entre las líneas que trae el pedido promedio de esa cuenta.
La capacidad que se promete en una junta y la que se mide en el piso se conocen en la primera semana de temporada.
El cuello de botella casi nunca está en el surtido
Un almacén que corrige su capacidad mirando solo a los surtidores suele descubrir, en plena temporada, que el pasillo iba bien y lo que estaba detenido era otra cosa. Conviene medir el día completo por tramos y ver cuál se llena primero.
- Las mesas de empaque, que son pocas y trabajan todas al mismo tiempo al final del día
- La impresión de guías y el cierre con cada paquetería
- El reabasto: si la zona de surtido se vacía, el surtidor camina a buscar y el tiempo por línea se dispara
- El andén y la hora a la que pasa cada transportista
- La verificación, cuando todo pedido se revisa completo en lugar de por muestra
Hay una forma barata de encontrar el tramo saturado sin instrumentar nada: en el día más cargado del mes, anotar a qué hora se surtió la última línea, a qué hora se empacó el último pedido y a qué hora salió el último camión. Si entre el último surtido y el último empaque hay un hueco largo, el limitante no estaba en el pasillo.
Ampliar el tramo que no era el limitante cuesta dinero y no mueve el resultado. Es la forma más cara de crecer: contratar surtidores cuando lo que estaba saturado era la mesa de empaque.
Cómo comprometer una capacidad de surtido con un cliente
Un compromiso útil se escribe con tres cosas: un volumen por día con la mezcla de pedidos que ese cliente manda hoy, una hora de corte, y qué pasa cuando el volumen la rebasa. Ese último renglón es el que evita la discusión: si el pico se sale del rango acordado, los pedidos se surten al día siguiente en el orden en que entraron, y se avisa.
Con la operación registrada, una capa de inteligencia artificial de solo lectura puede señalar cuando la cola del día va a rebasar lo comprometido —por las líneas que entraron y el ritmo de la mañana— para que una persona decida si se abre un turno, se mueve gente de otra cuenta o se avisa al cliente antes del corte. La decisión no se automatiza; lo que se gana es verla con horas de anticipación en lugar de descubrirla en el andén.
Que el almacén pueda decir cuántas líneas se surtieron ayer, en qué franja y con cuánta gente, sin que nadie arme el dato a mano, es lo que convierte la capacidad de surtido en un número que se puede comprometer, y es parte de lo que se le pide a un software WMS para fulfillment y e-commerce.
Antes de la próxima cotización conviene sacar el dato de la última temporada alta: el mejor día del año pasado, con cuánta gente se logró y a qué hora salió el último camión. Esa cifra, medida y no recordada, es la que se puede prometer.