Los pedidos pendientes de pago llegan al almacén antes que el dinero: pagos en efectivo en tienda, transferencias y compras a crédito. Cuándo apartar la pieza, cuánto esperar, qué hacer con el pago que llega tarde y qué tiene que ver el dueño de la tienda.
En una tienda en línea no todos los pedidos llegan pagados. El comprador que elige pagar en efectivo en una tienda de conveniencia, el que paga por transferencia o el cliente mayorista que compra a crédito generan un pedido antes de que exista el dinero. Esos pedidos pendientes de pago bajan al almacén igual que los demás, y ahí aparece la pregunta: ¿se aparta la pieza o no?
Si se aparta de más, el inventario se congela en pedidos que nunca se van a pagar y la tienda deja de vender lo que tiene. Si no se aparta, el comprador que sí pagó se encuentra con que su producto ya se vendió a otro. Ninguno de los dos errores es del almacén, pero los dos se notan en el almacén.
Por qué llegan pedidos pendientes de pago al almacén
Depende de cómo esté configurada la tienda de tu cliente. Algunas plataformas mandan el pedido al almacén hasta que se confirma el pago; otras lo mandan en cuanto el comprador termina la compra, con un estatus que dice que falta pagar. Y en la venta mayorista, el pedido se surte muchas veces con el pago a crédito, así que la pregunta no es si pagó sino si tiene crédito disponible.
Lo primero es saber cuál de esos casos tiene cada cliente. Un almacén que recibe los pedidos sin estatus de pago no tiene forma de distinguirlos y termina surtiendo lo que la tienda nunca cobró.
Apartar o no apartar: la decisión con los pedidos pendientes de pago
Hay tres caminos razonables, y cada cliente puede elegir el suyo según su producto.
- No apartar: el pedido espera fuera de la cola de surtido y la pieza sigue disponible para otros compradores hasta que el pago se confirma
- Apartar con vencimiento: la pieza queda comprometida por un tiempo acordado y se libera sola si el pago no llega
- Apartar sin vencimiento: solo para ventas a crédito ya autorizadas, donde el pago llega después del envío
El primer camino conviene para producto con mucha existencia, donde el riesgo de quedarse sin pieza es bajo. El segundo, para producto escaso o de edición limitada, donde el comprador que eligió pagar en efectivo tiene derecho a que su pieza lo espere un rato. El tercero no es realmente un pendiente de pago: es un pedido B2B con condiciones de crédito, y se surte como cualquier otro.
Un pedido sin pagar que aparta inventario sin fecha de vencimiento es una venta perdida que nadie ve.
Cuánto tiempo esperar un pedido pendiente de pago
El plazo lo decide tu cliente, no el almacén, pero conviene que esté escrito y que coincida con lo que la tienda le dice al comprador. Si la ficha de pago vence en tres días y el almacén libera la pieza al primero, el comprador que paga el segundo día se queda sin producto.
Lo mismo al revés: si la tienda cancela el pedido cuando vence la ficha pero el almacén no se entera, la pieza sigue apartada para un pedido que ya no existe. Por eso el estatus de pago tiene que viajar en los dos sentidos: de la tienda al almacén cuando se paga y cuando se cancela.
Cuando el pago llega tarde
Es el caso incómodo: la pieza se liberó, se vendió a otro comprador y el primero pagó después. Si todavía hay existencia, el pedido entra a la cola normal. Si no hay, el pedido queda como pendiente de existencia, y es la tienda la que decide si espera el siguiente reabasto, ofrece un cambio o devuelve el dinero.
Al almacén le toca que ese pedido no se pierda. Un pedido pagado que se queda sin surtir y sin estatus claro es el que termina en una queja pública; uno que queda visible como pendiente de existencia es una conversación que la tienda puede tener a tiempo con su comprador.
Qué preparar en el piso con los pedidos pendientes de pago
Nada, idealmente. Un pedido pendiente de pago no debería llegar a la cola de surtido, y mucho menos a la mesa de empaque. Si llega, se surte, se empaca y se le genera guía, y cuando se cancela hay que deshacer todo: regresar las piezas a su ubicación, anular la guía y registrar el trabajo que se hizo de más.
Si la operación de tu cliente obliga a preparar antes de confirmar el pago —por ejemplo, en una preventa con fecha de salida fija—, conviene que los pedidos preparados sin pago se queden en una zona propia, sin guía, y que la guía se genere solo cuando se confirma el cobro.
Y conviene acordar quién paga ese trabajo. Surtir y empacar un pedido que nunca se cobró es trabajo real del almacén; si se repite, se cotiza como un servicio aparte o se revisa la configuración de la tienda para que deje de mandarlos.
Que los pedidos bajen de la tienda a la cola de salidas sin captura, que lo comprometido se distinga de lo disponible y que el dueño de la tienda vea en qué etapa va cada pedido, pagado o no, es lo que ordena un software WMS para fulfillment y e-commerce; qué método de pago acepta la tienda sigue siendo decisión de tu cliente.
Un buen primer paso es pedirle a cada cliente de e-commerce la lista de métodos de pago que acepta y cuánto tarda en vencer cada uno. Con eso se configura qué pedidos entran a la cola, cuáles esperan y cuándo se libera una pieza apartada.