Qué datos pedirle al cliente antes de dar de alta un SKU

Dar de alta un SKU parece un trámite de captura: alguien recibe un correo con el producto nuevo, escribe la descripción en el sistema y sigue con lo suyo. En la práctica es el momento en que se define cómo se va a recibir, guardar, surtir, empacar y cobrar ese producto durante todo el tiempo que viva en tu almacén.

Y es el único momento en que corregirlo sale barato. Un dato que entra mal el primer día se arrastra a cada movimiento posterior, y para entonces ya hay existencias, guías y cargos construidos encima de él.

Los datos que no se pueden reconstruir después

Hay información que el almacén puede deducir con el producto enfrente y hay información que solo tiene el dueño de la mercancía. La segunda es la que hay que pedir por escrito antes de que llegue la primera tarima, porque después se pide por teléfono y con el camión ya en el andén.

• El código con el que el cliente identifica el producto, y el código de barras impreso en el empaque —si no coinciden, hay que saberlo antes—
• Peso y medidas reales de la unidad que se va a mover, no las del catálogo comercial
• La unidad de manejo y su conversión: cuántas piezas trae la caja y cuántas cajas la tarima
• Si el producto se controla por lote, por caducidad o por número de serie
• Condiciones de almacenaje o de manejo que obliguen a una zona específica
• Qué hacer con la pieza dañada: se separa, se reporta o se destruye

Son seis campos. La mayoría de los problemas de alta de producto que terminan en un ajuste de inventario salen de que alguno de los seis se dejó en blanco «para llenarlo después».

El código de barras es el que más se pospone

Dar de alta un SKU sin su código de barras funciona hasta el día en que el almacén empieza a trabajar con lector. Mientras la operación es en papel el código no hace falta; en cuanto hay pistola, un producto sin código obliga a buscarlo en una lista y a capturarlo a mano, que es justo lo que la pistola venía a evitar.

Conviene además revisar que el código impreso sea único por producto y no se repita entre presentaciones. Dos presentaciones distintas que comparten el mismo código impreso es un caso más común de lo que parece, y se descubre tarde: cuando el sistema empieza a descontar de la existencia equivocada.

Peso y medidas: el dato que se paga en el flete

Las medidas del empaque deciden en qué caja cabe el producto y, por esa vía, cuánto cobra la paquetería por el envío. Un SKU dado de alta con las medidas del catálogo comercial —o sin medidas— convierte en estimación cada pedido que lo incluye.

Medirlo el día de la primera recepción cuesta un minuto por producto y es la única oportunidad natural de hacerlo: el producto está enfrente, todavía no hay pedidos y nadie está esperando. Después hay que ir a buscarlo al rack, y por eso no se hace.

Un SKU dado de alta a medias no se nota en el alta: se nota tres meses después, en un ajuste de inventario que nadie sabe explicar.

Lote, caducidad o serie se deciden antes de la primera entrada

Este es el campo que no admite corrección cómoda. Si un producto entró sin control de lote y a los dos meses el cliente pide que se le surta por caducidad, la mercancía que ya está en piso no tiene lote asignado y no hay manera de deducirlo mirando la tarima.

La salida suele ser un conteo con captura de lote producto por producto, o vivir con existencias mezcladas hasta agotarlas. Ninguna de las dos es gratis, y las dos se evitan preguntando una sola vez, al alta: ¿este producto caduca, se controla por lote, o ninguna de las dos cosas?

Quién puede dar de alta un SKU y en qué formato

El otro punto que decide la calidad del alta es por dónde entra. Un formato fijo —una plantilla, un formulario del portal o una carga masiva— obliga a que los campos indispensables estén completos antes de que el producto exista. Un correo con la lista pegada en el cuerpo no obliga a nada.

Cuando el cliente da de alta sus productos él mismo contra un formato que valida lo mínimo, además desaparece el paso intermedio: nadie de tu equipo transcribe, y el error de dedo que se cuela en la transcripción tampoco existe.

Qué revisar antes de dejar pasar un alta

Vale la pena tratar el alta como se trata una recepción: con un momento explícito de revisión. Antes de dar por buena la lista, comprobar que ningún código se repita, que todos traigan unidad de manejo, que los pesos no vengan en cero y que los productos que caducan estén marcados como tales.

Es una revisión de unos minutos por lista y evita la conversación incómoda de después, cuando hay que explicarle al cliente por qué su inventario en el sistema no coincide con lo que él tiene contado, y la respuesta es que se dieron de alta dos productos con el mismo código.

Que el alta obligue los campos que después se necesitan —código, medidas, unidad de manejo y control por lote o caducidad— en lugar de dejarlos opcionales es una de las cosas que separan una hoja de cálculo compartida de un software WMS para 3PL en México.