El punto de reorden es la cifra a la que conviene disparar un resurtido antes de que la mercancía se agote. El que la ve bajar todos los días es el operador, no el dueño del producto, y avisar a tiempo casi no cuesta operación.
El punto de reorden es la cantidad a la que conviene disparar un resurtido para que la mercancía nueva llegue antes de que se agote la que queda. Suena a problema del dueño del producto, y lo es —pero el que ve la existencia bajar todos los días eres tú.
Y cuando se agota, el que se entera primero también eres tú: entran pedidos que no se pueden surtir, se acumulan pendientes y alguien de tu equipo pasa la mañana explicando por teléfono algo que se veía venir desde hacía dos semanas.
El punto de reorden no es un número fijo
El error más común es fijarlo una vez, en una junta, y dejarlo escrito para siempre. Depende del consumo, y el consumo se mueve: cambia con la temporada, con una campaña del cliente, con un canal nuevo que se conectó el mes pasado.
Un umbral que se puso hace un año describe un negocio que ya no existe. Y cuando queda viejo falla en las dos direcciones: avisa tarde de los productos que se aceleraron y avisa todo el tiempo de los que se frenaron, hasta que el aviso se vuelve ruido y nadie lo mira.
Los tres datos con los que se calcula
No hace falta un modelo complicado. Con tres cifras por producto se llega a un umbral defendible:
- Cuánto se consume al día, sacado del histórico de salidas y no de la percepción
- Cuánto tarda el cliente en tener mercancía nueva en tu andén desde que la pide
- Cuánto varía ese consumo entre una semana buena y una mala, que es lo que define el colchón
El tercero es el que casi siempre falta, y es el que separa un umbral que funciona de uno que deja al cliente sin producto justo en la semana que más vendía. El promedio no protege contra el pico; solo contra el día normal.
Un producto agotado no aparece en ningún reporte de ventas. Es la única forma de pérdida que se invisibiliza sola.
Dónde vive el umbral
Un punto de reorden anotado en una hoja de cálculo aparte del inventario tiene el problema de cualquier dato duplicado: se desactualiza sin avisar. El umbral tiene que vivir pegado al producto, en el mismo lugar donde se registra cada salida, o alguien tiene que acordarse de cruzarlos a mano.
Y ese cruce, en un catálogo de unos cientos de productos repartidos entre varios dueños, es exactamente el tipo de tarea que se hace la primera semana con entusiasmo y se abandona a la tercera.
Por qué el aviso le toca al operador
El dueño de la mercancía ve sus ventas; tú ves su inventario. Son dos vistas del mismo producto y la tuya se actualiza antes: cuando la pieza sale del rack, no cuando el reporte del canal cierra el mes.
Ese adelanto es el servicio. Un operador que avisa —«a este ritmo, este producto se te acaba en tres semanas»— deja de ser un proveedor de espacio y pasa a ser alguien con quien se planea. No cuesta operación adicional: cuesta que el sistema mire una cifra que ya tiene.
Cuándo el aviso estorba
Un aviso por cada producto que cruza el umbral, todos los días, en un catálogo amplio, termina en una bandeja que nadie abre. Conviene acotarlo: los productos que de verdad importan —los que más rotan o los que más facturan— y una sola comunicación agrupada, no una por SKU.
También hay productos donde el umbral no aplica: los que se venden por temporada y se descontinúan, los que llegan por proyecto y los que el cliente quiere agotar a propósito. Marcarlos como excluidos es parte de configurar el aviso, no una excepción que alguien recuerda.
Qué hacer cuando el cliente no reacciona
A veces el aviso sale a tiempo y el resurtido no llega. Conviene que quede registrado: cuándo se avisó, con qué cifra y a quién. No para tener con qué defenderse —aunque también—, sino porque es el insumo de la conversación de fondo, la de por qué ese producto se agota tres veces al año.
Con dos o tres episodios documentados, la charla deja de ser una queja y se vuelve un ajuste concreto: subir el umbral de ese producto, cambiar la frecuencia con la que se revisa o aceptar que ese SKU se maneja bajo pedido y no contra existencia.
El aviso que sirve y el que se ignora
Un aviso que dice «existencia baja» no le sirve a nadie: obliga al que lo recibe a hacer el trabajo de interpretarlo. El que sí se atiende trae la cifra, el ritmo y la fecha: cuántas piezas quedan, cuántas salen por semana y en qué día llega a cero si nada cambia.
La diferencia entre los dos no es de redacción, es de dato. El primero se puede mandar mirando una pantalla; el segundo necesita que el histórico de salidas de ese producto esté en el mismo lugar que su existencia actual, que es donde casi siempre se rompe.
Que el sistema vigile el punto de reorden de cada dueño de mercancía y saque el aviso solo, con la cifra y el ritmo adentro, en lugar de que alguien revise existencias producto por producto, es de lo que hoy se espera de un software WMS para 3PL en México.