Los Incoterms dicen en qué punto pasan el costo y el riesgo del vendedor al comprador. Para el almacén definen quién contrata el transporte, quién paga las maniobras y quién responde cuando algo llega dañado.
Los Incoterms son las reglas de comercio internacional que un vendedor y un comprador eligen en su contrato para decir quién paga cada tramo del traslado y en qué punto pasa el riesgo de uno a otro. Se escriben con tres letras —EXW, FCA, FOB, CIF, DAP, DDP, entre otras— y los negocian personas que nunca van a pisar el almacén. El almacén, sin embargo, es donde se nota cuál se eligió.
Para un 3PL que recibe importaciones o despacha exportaciones de sus clientes, conocer el Incoterm de cada embarque evita discutir después quién debía contratar el camión, quién paga la descarga y quién responde por una caja golpeada.
Los Incoterms que más se ven en un almacén
No hace falta memorizarlos todos. Para la operación importan por una razón: dicen dónde termina la responsabilidad de uno y empieza la del otro.
- EXW, en fábrica: el vendedor pone la mercancía a disposición en su propio almacén y el comprador se encarga de todo lo demás, incluso de cargarla
- FCA, franco transportista: el vendedor entrega la mercancía al transportista que eligió el comprador, en el lugar acordado
- FOB, franco a bordo: el vendedor la pone a bordo del barco en el puerto de origen; es exclusivo del transporte marítimo
- CIF, costo, seguro y flete: el vendedor paga el traslado marítimo y un seguro hasta el puerto de destino, pero el riesgo pasa al comprador desde que la carga sube al barco
- DAP, entregada en lugar: el vendedor lleva la mercancía hasta el destino acordado, lista para descargarse
- DDP, entregada con derechos pagados: el vendedor lleva la mercancía hasta destino y además paga los impuestos de importación
El detalle que más confusiones causa está en CIF: el vendedor paga, pero el riesgo del trayecto ya es del comprador. Pagar el flete y responder por la carga no siempre van juntos, y el almacén es donde esa diferencia se vuelve un reclamo.
Qué cambia en el andén según los Incoterms
Cuando la mercancía de tu cliente llega al almacén, el Incoterm dice quién contrató el último tramo y, por lo tanto, con quién se aclara un retraso o un daño. Si el embarque vino con DAP, el transportista trabaja para el vendedor extranjero, pero la descarga le toca al comprador, que en la práctica eres tú en nombre de tu cliente. Si vino con DDP, el vendedor ya pagó impuestos y flete, y aun así la maniobra de descarga sigue del lado de quien recibe.
En la salida pasa lo mismo al revés. Si tu cliente exporta con EXW, el comprador manda su propio camión y la carga, en rigor, le toca a él; en la práctica la hace el almacén, y esa maniobra tiene que estar acordada y cobrada antes de que llegue la unidad.
- Quién agenda la cita de andén y con qué anticipación
- Quién paga la descarga, la desconsolidación y el tiempo de espera de la unidad
- Contra qué documento se recibe y a quién se le reportan las diferencias
- Quién responde por el daño que se descubre al abrir la caja
El Incoterm se negocia en una oficina; la diferencia la descubre el almacén cuando llega el camión.
Los Incoterms y el daño que aparece al recibir
El momento más delicado es la recepción con daño. Si el riesgo ya era del comprador desde el puerto de origen, el reclamo va contra el seguro o el transportista, no contra el vendedor, y necesita evidencia tomada en el momento: fotos de la unidad cerrada, del sello, de la carga al abrir y de cada bulto dañado.
Esa evidencia sirve solo si se toma antes de mover nada y queda amarrada a la entrada. Una foto en el teléfono de un operador no sirve de mucho semanas después, cuando el cliente la pide para su reclamo y nadie recuerda de qué caja era.
Por eso conviene que la recepción sepa, antes de abrir, qué Incoterm trae el embarque y si hay seguro contratado. Con ese dato se decide qué tan detallada tiene que ser la inspección y a quién hay que avisar primero.
Qué necesita ver el dueño de la mercancía
Tu cliente es quien firmó el Incoterm, pero casi nunca ve el andén. Lo que le sirve es consultar cada embarque que entró o salió con su fecha, sus bultos, sus diferencias y su evidencia, y los cargos por maniobra que generó, sin tener que pedirlos por correo. Con eso puede reclamarle a su proveedor extranjero o a su aseguradora dentro del plazo que le dan.
El sistema puede señalar las entradas con diferencias o daños que todavía no tienen evidencia completa, y los embarques cuyo Incoterm deja una maniobra sin cargo acordado; con esa lista una persona decide qué completar y qué hablar con el cliente.
Que el dueño de la mercancía vea cada entrada y cada salida con sus bultos, sus diferencias, sus fotos y sus cargos, y lo descargue el día que su aseguradora se lo pide, es lo que resuelve un portal de clientes para 3PL en México.
Si hoy nadie en el almacén pregunta por el Incoterm, un primer paso sencillo es agregarlo como dato obligatorio en el aviso de cada embarque de importación o de exportación. Es una línea más en el formato y ahorra la discusión más larga del mes.