Los días de crédito se negocian al final y se pagan con el capital del almacén. Qué financias en realidad, cómo decidir el plazo de cada cuenta y por qué la factura con dudas es la que se paga tarde.
Los días de crédito suelen negociarse al final, cuando la tarifa ya está acordada y nadie quiere volver a abrir la conversación. El cliente pide el plazo que le da a todos sus proveedores, el 3PL lo acepta para no perder la firma, y el tema no vuelve a aparecer hasta que la cuenta crece y el almacén descubre que está financiando la operación de otro.
Conviene pensarlo antes, porque en un almacén de terceros el crédito tiene una particularidad: el servicio se presta todos los días, se factura al cierre y se cobra después. Entre el primer movimiento del mes y el pago pasa bastante más tiempo que el plazo que dice la factura.
Qué financias cuando das días de crédito
La nómina del piso, la renta de la nave, el material de empaque y la energía se pagan mientras el mes transcurre. Lo que el cliente paga cubre ese gasto con retraso: primero el mes completo de operación, luego los días que tarda en salir la factura y al final el plazo acordado. Si además hay fletes que el 3PL paga por cuenta del cliente, el crédito incluye dinero que ni siquiera es del servicio.
Por eso la pregunta útil no es qué plazo es el normal, sino cuánto capital de trabajo compromete cada cuenta. Una cuenta chica a un plazo largo casi no pesa; una grande, con fletes incluidos, puede comprometer más de lo que el negocio tiene disponible en el banco.
- El monto que se factura al mes, con fletes y materiales incluidos
- El tiempo que pasa entre el cierre y la emisión de la factura
- El plazo acordado y el historial real de pago del cliente, que no siempre coinciden
- Lo que pasa si el cliente se retrasa: qué se hace con su mercancía y con los servicios del mes siguiente
Cómo decidir los días de crédito de cada cuenta
Conviene que el plazo dependa de la cuenta y no de la costumbre. Un cliente con historial comprobable, volumen estable y mercancía de valor suficiente para respaldar lo que debe admite un plazo más largo. Uno nuevo, con operación de temporada o que pide que el 3PL pague fletes por él, conviene arrancarlo con plazo corto, con anticipo o con un depósito, y ampliar después de algunos cierres limpios.
Separar conceptos también ayuda. El almacenaje y el fulfillment pueden ir a crédito; los fletes que el 3PL paga por adelantado a la paquetería pueden cobrarse aparte, con un plazo más corto o por anticipado, porque ahí el almacén está prestando dinero, no servicio.
Hay una garantía que el contrato puede nombrar y que conviene revisar con un abogado: la mercancía en custodia. Qué puede hacer el almacén con ella si el cliente deja de pagar depende de lo que se haya firmado, y es mucho más fácil escribirlo el día de la firma que el día del atraso.
El plazo que dice la factura es el que se acordó. El que cuenta es el que pasa entre el primer movimiento del mes y el día que llega el dinero.
Por qué los días de crédito se alargan solos
Un cliente rara vez paga tarde por falta de dinero. Paga tarde porque la factura llegó con un cargo que no entiende, alguien de su lado la retiene para preguntar y la pregunta tarda en llegarle a quien la puede contestar. Cada cargo en duda detiene la factura completa, no solo el renglón objetado.
Eso quiere decir que buena parte del cobro se juega antes de emitir la factura. Si el cliente pudo ver durante el mes qué se le hizo —qué entradas, qué maniobras, qué pedidos, con fecha y evidencia—, la factura no trae sorpresas y el plazo acordado se parece al plazo real.
Qué hacer cuando un cliente se pasa del plazo
Lo primero es tener el dato a tiempo: cuántos días lleva cada factura vencida, por cliente, sin esperar a que alguien lo mencione en la junta de fin de mes. Lo segundo, un escalamiento escrito que el cliente conoció al firmar: un recordatorio, una llamada de quien lleva la cuenta, una pausa en servicios nuevos y, solo al final, la conversación sobre la mercancía.
Lo que no conviene es detener la operación de golpe y sin aviso. Retener los pedidos de un cliente atrasado afecta a sus compradores antes que a él, y convierte un problema de cobranza en uno de servicio que después se discute como incumplimiento. Si la pausa está prevista, que sea escrita, anunciada y con fecha.
Con los cargos y los pagos registrados, el sistema puede señalar qué cuentas se están alargando mes con mes antes de que el atraso sea grande. Qué hacer con cada una lo decide quien conoce la relación con ese cliente, que es quien sabe si el retraso es un descuido o un aviso.
Que el cliente vea cada cargo con el movimiento que lo generó antes de que llegue la factura, y que consulte el detalle de su cierre sin pedírselo a nadie, es de lo que más acorta el cobro en un portal de clientes para 3PL en México: la factura que no trae preguntas se paga en el plazo que se firmó.
Si hoy no se sabe cuántos días tarda cada cliente en pagar de verdad, el primer paso es sacarlo de los últimos cierres. Ese número, y no el del contrato, es el que dice qué plazo se puede sostener.