Mejor tarifa, más cobertura, capacidad de sobra para la temporada alta. Las razones para meter un transportista nuevo suelen ser buenas, y la forma de averiguar si sirve no es darle la ruta más grande: es darle una acotada y medirla en serio.
Aparece una mejor tarifa, o una cobertura que hacía falta, o simplemente la necesidad de tener a alguien más cuando llega la temporada y el de siempre ya no da. Meter un transportista nuevo es de las decisiones más frecuentes en un operador logístico, y también de las que más seguido se toman al revés: se le da la ruta grande porque es donde estaba el dolor, y se descubre a la mala.
El orden que funciona es el contrario. Un transportista nuevo se prueba con una ruta acotada, con un cliente que tolera un tropiezo y durante suficientes semanas como para ver un mal día. Lo que se está midiendo no es si entrega: casi todos entregan. Es qué hace cuando algo sale mal.
Lo que se le revisa a un transportista nuevo antes del primer viaje
Antes de cargarle la primera caja hay una revisión que no depende del precio y que conviene hacer siempre igual:
- Que la empresa exista como tal y pueda facturar el servicio que va a prestar
- Las coberturas que amparan la mercancía en tránsito, qué cubren, hasta qué monto y qué dejan fuera
- La cobertura geográfica real, que casi nunca es la del mapa de la presentación: hasta dónde llega con equipo propio y desde dónde subcontrata
- El equipo con el que va a operar y en qué condiciones está, sobre todo si hay producto que exige temperatura
- Cómo entrega la prueba de entrega y en cuánto tiempo, porque de eso depende poder cobrar y poder responder un reclamo
- A quién se le llama cuando algo se atora, con nombre y horario, no un conmutador
El tercero es el que más sorpresas da. Un transportista que subcontrata el tramo final no es necesariamente malo, pero significa que la conversación sobre un retraso pasa por alguien más — y conviene saberlo antes de prometer una fecha, no el día que hay que explicarla.
La prueba se diseña, no se improvisa
Una prueba útil tiene tres cosas escritas de antemano: qué ruta y qué volumen se le van a dar, cuánto va a durar y qué tiene que pasar para que se quede. Sin la tercera, la prueba se convierte en una costumbre: nadie decide nada y en tres meses ya está moviendo la mitad de la carga sin que alguien haya revisado si lo está haciendo bien.
Conviene además que la ruta de prueba no sea la más fácil. Un destino cómodo lo cumple cualquiera; lo que hay que ver es cómo se comporta en el tramo donde el actual falla, porque ese es el motivo por el que se buscó a alguien más.
A un transportista no se le conoce el día que todo sale bien: se le conoce el día que se le cayó una entrega y hay que avisarle al cliente.
Qué se mide durante la prueba
Cuatro cosas, y ninguna es la tarifa. Si recogió a la hora acordada, porque un transportista que llega tarde al almacén desordena el cierre del día. Si entregó dentro de la ventana comprometida. Cuántos bultos llegaron con daño o no llegaron. Y cuánto tardó en entregar la prueba de entrega, que es el dato que se necesita para facturar y para responder cuando alguien reclama.
Todo eso hay que medirlo contra el que ya se tiene, en la misma ruta y en las mismas semanas. Un transportista nuevo casi siempre se ve bien en abstracto; comparado con el actual en el mismo tramo, la conversación se vuelve concreta y la decisión deja de depender de quién cayó mejor.
Conviene también comparar la tarifa completa y no la de la primera hoja. Lo que mueve el costo real casi nunca es el precio del kilo: son los cargos que aparecen después —zona extendida, reexpedición, reintento de entrega, estadía, manejo de bulto largo— y la regla con la que se redondea el peso. Dos tarifas que se ven parecidas en la propuesta terminan bastante lejos una de otra cuando se corren contra los envíos del mes pasado, que es la única prueba que vale.
Cómo se integra sin volverse trabajo extra
Un proveedor más no debería significar otra pantalla, otro archivo y otra persona revisando correos. Las guías tienen que generarse desde el mismo lugar que las demás y el estado de cada envío tiene que caer donde ya se consulta, junto al pedido que lo originó. Cuando eso no pasa, el ahorro de la tarifa se lo come el tiempo de alguien que ahora revisa dos portales.
Y conviene dejar pactada la salida antes de necesitarla: con cuánta anticipación se avisa, qué pasa con los envíos en tránsito y quién responde por lo que se dañó en el camino. Un proveedor de carga se cambia más seguido de lo que se planea, y el momento de acordar eso es cuando la relación va bien.
Y el cliente no tiene por qué enterarse de con quién viaja su pedido: le basta ver el estado de su envío, con la guía y la prueba de entrega, en el mismo portal de clientes para 3PL en México donde consulta su inventario.
Al cerrar la prueba conviene dejar por escrito qué se decidió y por qué. Los transportistas se rotan más de lo que se cree, y dentro de un año alguien va a preguntar si ya se había probado a ése — y va a agradecer que la respuesta no dependa de la memoria de nadie.