¿Cómo manejar inventario en consignación en un almacén de terceros?

Un almacén de terceros ya está acostumbrado a guardar mercancía que no es suya. El inventario en consignación agrega una vuelta más: está en tu bodega, la va a vender tu cliente, y hasta que se venda sigue siendo de un tercero que no te contrató. Son tres partes y un solo rack, y todo el problema consiste en que el sistema sepa distinguirlas.

El arreglo es común en retail, en refacciones y en marcas que colocan producto con distribuidores, y llega al 3PL casi siempre por la puerta de atrás: un cliente avisa que va a recibir mercancía que «todavía no le factura el proveedor». Si eso se registra como una entrada normal, el desorden empieza el mismo día y se descubre en el primer corte.

Separar la propiedad de la ubicación

La idea que resuelve casi todo es simple de enunciar y exige un sistema que la soporte: dónde está una pieza y de quién es son dos datos distintos. En consignación, la ubicación no cambia cuando cambia el dueño; lo que cambia es un registro. Para que eso funcione hacen falta cuatro cosas:

• Un dueño por existencia, no solo por cliente: la misma cuenta puede tener producto propio y producto consignado en el mismo pasillo
• Una entrada que distinga el título: quién mandó la mercancía y de quién sigue siendo mientras no se venda
• Un evento de cambio de propiedad, con su fecha, que no mueva físicamente nada
• Un saldo por consignante, para poder decirle a cada quien cuánto suyo queda sin que se mezclen las cuentas

Sin el tercer punto, el almacén termina resolviendo el cambio de dueño con una salida y una entrada del mismo producto en la misma ubicación, que es un parche que sobrevive unas semanas y se cae en el primer conteo.

El momento en que cambia de dueño

Aquí es donde se equivocan la mayoría de las implementaciones: el momento no lo define el almacén. Puede ser cuando la mercancía sale para un pedido, cuando el distribuidor la reporta vendida, cuando se cumple un plazo, o cuando el consignante emite la factura. Cada arreglo comercial elige el suyo, y el almacén lo único que tiene que hacer es registrarlo cuando ocurre y poder demostrarlo después.

En consignación, la mercancía se mueve un día y cambia de dueño otro. Si el sistema solo sabe registrar lo primero, la conciliación se hace a mano todos los meses.

Lo que sí debe quedar clarísimo y por escrito es quién responde por el producto mientras está ahí: quién asume la merma, el daño y la caducidad, quién cubre el seguro, quién paga el almacenaje del producto que no se vendió y en qué plazo se devuelve lo que no se colocó. Eso no lo define el almacén ni se improvisa: se define en el contrato y con quien lo redactó, y conviene que esté antes de la primera tarima.

Lo que el inventario en consignación cambia en la operación diaria

En el piso, el inventario en consignación se recibe, se acomoda y se surte como cualquier otro; lo que cambia está en los bordes. El conteo cíclico tiene que poder contar una ubicación y repartir el resultado entre dos dueños. El reporte mensual se parte en dos. Y las salidas necesitan una regla de prioridad: si hay producto propio y consignado del mismo artículo, cuál se surte primero, porque esa decisión tiene consecuencias de dinero para alguien.

Los conteos son el punto más delicado. Una diferencia en una ubicación mixta obliga a decidir a quién se le carga, y esa decisión no puede tomarse cada vez de forma distinta. Lo razonable es acordar el criterio desde el arranque —proporcional, contra el saldo del consignante, o con investigación obligatoria— y dejarlo escrito junto con todo lo demás.

Lo que cada parte necesita ver

En una consignación hay al menos dos personas que quieren mirar el mismo inventario y no deberían ver lo mismo. El cliente que te contrató quiere ver lo que tiene disponible para vender, propio y consignado juntos. El consignante quiere ver cuánto suyo sigue sin venderse, dónde está y desde cuándo. Darle a cada uno su vista, sin abrirle la operación del otro, es la mitad del trabajo.

El sistema puede señalar qué producto en consignación lleva demasiado tiempo sin moverse, qué está por vencer su plazo de devolución y en qué ubicaciones mixtas se está acumulando diferencia; a quién se le avisa, qué se devuelve y qué se renegocia lo decide una persona de cada lado.

Que el inventario se separe por dueño hasta ese nivel —y no solo por cliente— y que el cambio de propiedad quede asentado con su fecha en lugar de corregirse a mano cada mes es de lo que hay que exigirle a un software WMS para 3PL en México antes de aceptar una cuenta así.

Antes de decir que sí a una consignación conviene contestar tres preguntas en voz alta: cuándo cambia de dueño, quién responde por lo que se pierda y qué pasa con lo que no se venda. Si las tres tienen respuesta escrita, la operación es igual de sencilla que cualquier otra. Si alguna se contesta con «eso lo vemos después», el almacén va a terminar arbitrando una discusión entre dos empresas que no son la suya.