Las tarimas salen con la mercancía y casi nunca regresan completas. El control de tarimas evita que el almacén termine comprando cada mes lo que prestó y nadie le devolvió, y empieza por registrarlas como se registra el inventario.
Cada semana salen tarimas del almacén debajo de la mercancía y cada semana regresan menos de las que salieron. Nadie las cuenta con cuidado porque no son producto de nadie, y al final del trimestre alguien nota que hubo que comprar un lote nuevo sin que el inventario haya crecido. Ese hueco es lo que resuelve el control de tarimas, y es de los pocos gastos del almacén que se puede bajar sin tocar la operación.
El problema es viejo y se ignora por una razón entendible: cada pieza vale poco comparada con la mercancía que carga, así que nunca es urgente. Pero salen todos los días, se pierden todos los días, y el costo aparece junto, en una compra grande, cuando ya no se puede saber a quién se le quedaron ni cuándo.
Qué entra en el control de tarimas además de las tarimas
Casi siempre hay más envases de los que uno recuerda circulando fuera del almacén, y conviene enumerarlos antes de armar cualquier registro:
- Tarimas de madera y de plástico, propias o de un pool
- Contenedores plegables, cajas de plástico y charolas que se usan para mover y a veces se van con el pedido
- Racks móviles, patines y carros que se prestan para una maniobra y se quedan en el andén de alguien
- Material de empaque especial que el cliente compró y guarda contigo, que no es tuyo pero sí es tu responsabilidad
- Etiquetas, lonas o cubiertas identificadas por cliente, que si se mezclan terminan usadas en la cuenta equivocada
La lista importa porque el registro que se arme para las tarimas sirve para todo lo demás con muy poco trabajo extra, y porque los objetos caros de la lista casi nunca son las tarimas: son los racks móviles y los contenedores.
Registrarlas como se registra el inventario
La forma que funciona es la más aburrida: tratarlas como un artículo más, con su propia clave y su propio saldo por cliente. Cada salida las descuenta, cada devolución las suma, y en cualquier momento se puede ver cuántas trae cada cuenta afuera. No hace falta más ceremonia que esa, y sí hace falta que el dato se capture en el mismo momento del embarque y no en una libreta que alguien pasa en limpio los viernes.
Una tarima prestada es un saldo a favor del almacén. Si no vive en ningún sistema, no es un saldo: es una donación mensual.
En la recepción pasa lo mismo al revés. Cuando llega un camión del cliente conviene anotar en qué venía la mercancía y cuántas piezas se quedaron, porque ese conteo es el que después permite discutir un faltante sin que sea la palabra de uno contra la del otro. Con el registro de las dos puntas, el saldo se sostiene solo.
Lo que se acuerda por escrito antes de que falten
Hay una parte de esto que no la resuelve el almacén: qué pasa cuando una tarima no vuelve. Si se repone en especie, si se cobra, si hay un depósito, cuánto tiempo puede estar afuera antes de considerarse perdida y quién responde si se dañó en tránsito son cosas que se definen en el contrato y con quien lo redactó, no a mitad de una discusión por correo. Vale la pena que estén escritas desde el arranque de la cuenta, en el mismo documento donde se define todo lo demás.
Hay un segundo acuerdo que se olvida todavía más seguido: en qué estado cuentan. Una tarima que vuelve con un tablón roto ya no sirve para carga alta y alguien va a tener que repararla o desecharla, así que conviene decidir desde el principio si se recibe como devuelta, como dañada o como no recibida. Sin ese criterio, el saldo de las dos partes deja de cuadrar aunque nadie esté haciendo trampa: uno cuenta piezas y el otro cuenta piezas útiles.
Lo que sí está en manos del almacén es no llegar a esa discusión con las manos vacías. Un saldo por cliente, con fechas y con los embarques que lo componen, convierte un reclamo incómodo en una conversación de números, y casi siempre se resuelve sin que nadie tenga que invocar el contrato. Conviene además contarlas en físico junto con el conteo cíclico del inventario, y no en un ejercicio aparte que siempre se pospone: son el único activo del almacén que sale por la puerta todos los días sin que nadie lo facture.
Que el cliente vea su propio saldo
El paso que más fricción quita es dejar de mandar el dato y empezar a mostrarlo. Cuando el cliente puede ver cuántas tarimas suyas están afuera y desde qué embarque, deja de recibir un reclamo sorpresa cada trimestre y empieza a devolverlas con sus propios camiones, que ya van de regreso vacíos de todos modos. El almacén no tiene que perseguir a nadie y el saldo baja solo.
Que ese saldo viva junto al inventario, los pedidos y los cargos del mes —y no en un archivo que alguien manda por correo cuando se acuerda— es una de las cosas que se resuelven con un portal de clientes para 3PL en México en vez de con una cadena de correos.
Para empezar no hace falta un proyecto. Basta con contar hoy lo que hay en el almacén, contar lo que salió en los últimos embarques y sacar la diferencia por cliente. Ese primer número suele ser incómodo y es justo el que hace que valga la pena registrar las siguientes, porque el sistema puede señalar qué cuentas llevan tarimas afuera desde hace demasiado, pero pedirlas de vuelta —y decidir con quién conviene insistir— sigue siendo una llamada de una persona.